ScannerVision

Goede processen maken licht werk

Laten we eerlijk zijn, archiveren is niet een taak die de meeste mensen met plezier uitvoeren.

Meestal wordt het uitgesteld of helemaal vermeden, zeker als archiveren nog in papieren vorm gebeurt blijft het beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Ondanks dat informatie een van de meest kostbare bezittingen is voor een organisatie gaat deze vaak verloren in ongewenste tijdrovende en foutgevoelige archiveringsprocessen.

Dat moet toch anders kunnen.

Geautomatiseerd documenten vastleggen
ScannerVision® is hét alternatief voor de traditionele manier van archiveren en scannen/digitaliseren. Met slechts enkele eenvoudige handelingen kan een medewerker alle documenten scannen, digitaliseren, bewerken, kenmerken, routeren en op de gewenste locatie in het juiste formaat opslaan.

Met ScannerVision werkt u organisatie efficiënter, met minder fouten en zonder dat intensieve training nodig is. De visie is eenvoud; traditionele documentprocesbeleid zijn vaak onnodig complex, foutgevoelig en niet te controleren. Dit kan worden vermeden door gebruik te maken van de laatste technologieën.

ScannerVision kan worden bediend vanaf het touchscreen van de KYOCERA HyPAS multifunctionals of vanaf de pc doormiddel van een desktop client.

Gecentraliseerde workflow
Het in gebruik nemen van ScannerVision kost geen dagen aan programmeren en maatwerk. Alles kan centraal worden ingeregeld met behulp van document workflowtemplates. Er zijn standaard templates, klaar voor gebruik, of er kunnen eenvoudig nieuwe templates worden gemaakt met de aanwezige wizard. Zodra processen akkoord zijn ontvangen alle gebruikers en machines automatisch de nieuwe of herziene templates.

Kostenbesparend
ScannerVision is schaalbaar en biedt de juiste licentie voor iedere grootte organisatie of afdeling. Wat wordt er gescand, hoe vaak wordt er gescand en hoeveel wordt er gescand?
Geen twee situaties zijn gelijk. Daarom bieden wij diverse licentiemodellen afgestemd op uw behoeften.

Drie eenvoudige stappen

U wilt uw documenten automatisch opslaan op de juiste plaats in het juiste formaat en deze vervolgens eenvoudig kunnen terugvinden en zelfs inhoudelijk in het document kunnen zoeken.

Met ScannerVision is een dergelijk proces eenvoudig naar wens in te regelen waardoor dagelijkse werkzaamheden totaal geen moeite meer kosten.

Stap 1 - Capture
Plaats uw documenten op de multifunctional/scanner of laad bestaande elektronische documenten (zoals een TIFF / PDF-bestand archief) in ScannerVision.
Selecteer een vooraf vastgelegd proces of verrijk het document met extra informatie op de gebruiksvriendelijke interface van de MFP of de desktop client.

Stap 2 - Verwerken
Druk op de startknop en het document wordt automatisch gedigitaliseerd en/of verwerkt, zo kunnen onder andere barcodes worden gelezen en de waarde gebruikt. Beeldverbetering worden uitgevoerd, documenten worden gesplitst en blanco pagina’s worden verwijderd. Uiteraard kan OCR plaatsvinden waardoor documenten doorzoekbaar en bewerkbaar in nagenoeg ieder formaat kunnen worden opgeslagen.

Stap 3 – Opslaan of distribueren
Naast de opslag in mappenstructuur op de server of distributie via email kan ScannerVision ook, dankzij een breed scala van koppelingen, automatisch uw document rechtstreeks plaatsen op host of webservers, online webservices en in nagenoeg alle bedrijfsapplicaties.

Functies ScannerVision

ScannerVision is veel meer dan alleen software om mee te scannen. Het maakt elk aspect van de digitalisering, verwerking, opslag en distributie van documenten eenvoudiger.

Metadata
Metadata kan aan ieder document worden meegegeven via de multifunctional display en de desktop-client of ScannerVision kan automatisch metadata aan elk document toevoegen op basis van informatie, zoals de datum en het tijdstip van verwerking of de naam van het document. Dit zorgt ervoor dat alle documenten correct kan worden opgeslagen.

Formulieren automatisch verwerken
Het verwerken van formulieren zoals examens, enquêtes en stemformulieren kan snel, eenvoudig en foutloos dankzij de Optical Mark Recognition functionaliteit.

Splits documenten automatisch
Verhoog de efficiency door documenten in bulk te scannen en ze daarna door Scannervision te laten splitsen en als afzonderlijke documenten te laten verwerken, routeren en opslaan.

Hoge compressie
Creëer bestanden die tot 5 keer kleiner zijn dan de standaard compressiemethodes.

Zoneherkenning
Filter automatisch informatie zoals factuurnummers, klantnaam of codes uit specifieke zones in uw document en gebruik deze als metadata.

Zet beeldbestanden om in tekst

Converteer gescande documenten, naar een volledige RTF-document waarvan u op inhoud kunt zoeken of deze kan bewerken.

Barcodes en QR-codes
Voeg barcodes toe aan documenten zodat ScannerVision de waarde van barcodes kan gebruiken als metadata of deze kan gebruiken als het begin van een nieuw document. ScannerVision kan ook barcodes in gescande documenten toevoegen voor eenvoudigere verwerking later.

Beveiligd scannen en encryptie
Gebruikers authenticatie verzekert u ervan dat alleen de document eigenaar toegang heeft tot zijn documenten terwijl het gehele proces en netwerkverkeer tussen clients en servers versleuteld kan worden.

Opslag in ieder bestandsformaat
Keuze uit 16 verschillende bestandsformaten waaronder: DOC, (doorzoekbare) PDF, PDF/A en XLS.

Instant export
Link naar applicaties of upload informatie naar het web in tekstbestanden (xml, txt en html).

Connectoren
Door gebruik te maken van een serverconnector, wordt de kracht van ScannerVision gekoppeld aan vele DMS of ERP applicaties.

Scroll to top