Document Scan Service

U staat op het punt om uw documenten te digitaliseren of wellicht bent u hier inmiddels al mee van start gegaan.

Het digitaal beschikbaar hebben van al uw binnenkomende en / of uitgaande documenten kan uw organisatie namelijk veel winst opleveren waaronder:

  • Snellere beschikbaarheid van informatie
  • Efficiëntere bedrijfsprocessen
  • Minder papier verwerking
  • Lagere operationele kosten

Bestaande archief
Vaak wordt er omwille van tijd, kosten en resources besloten om het bestaande papieren archief niet te digitaliseren, maar om deze langzaam te laten verdwijnen wanneer de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Dit betekent echter dat er vele jaren over heen kunnen gaan voordat de laatste archiefkast het pand kan verlaten en er gedurende deze gehele periode niet optimaal geprofiteerd kan worden van de nieuwe digitale werkprocessen.

KYOCERA Document Solutions biedt u met Document Scan Service de mogelijkheid om uw papieren omgeving in een keer te digitaliseren met de volgende voordelen:

Kosten
KYOCERA biedt als full service provider een dedicated team van mensen. Het digitaliseren van bestaande papieren archieven is hun kernactiviteit.
Hun expertise wordt ondersteund door de laatste technologie en stelt hen in staat uw archief te digitaliseren tegen zeer concurrerende kosten en met een snelle doorlooptijd.

Tijd
Het DSS team beschikt over een uitgebreide pool van medewerkers. Zij richten zich specifiek op het scannen en indexeren waardoor de werkzaamheden op het door u gewenste tijdstip kunnen worden uitgevoerd. Tevens kunnen we hierdoor uw doel verwezenlijken om het binnen de door u gewenste tijd verwezenlijken.

Kwaliteit
Met de geleverde scanomgeving, ervaring en professionele werkwijze bent u verzekerd van de beste resultaten. Het blijkt dat veel projecten die in huis worden gestart niet succesvol zijn vanwege de slechte kwaliteit van de scans en indexering.

Focus
Veel in eigen beheer uitgevoerde projecten kunnen andere werkzaamheden verstoren en onnodig tijd verspillen van personeel en management. Door het uitbesteden van uw digitalisering kunt u zich blijven richten op uw kernactiviteiten.

Uw archief digitaliseren? Wij maken voor u de kosten inzichtelijk!
Tegenwoordig zijn er steeds meer organisaties, bedrijven en instellingen die hun papieren documenten en bedrijfsprocessen willen digitaliseren. Bij de overgang hiernaar komt veel scanwerk kijken. KYOCERA Document Solutions kan u hierbij helpen!

Omdat het outsourcen van een digitaliseringproject tijd en investering vergt, voeren wij van tevoren altijd een quickscan uit om de kosten en benodigde tijd m.b.t. het scanwerk inzichtelijk te maken.
Voor de quickscan zal een consultant bij u ter plaatse een inventarisatie uitvoeren.
Op basis de verzamelde informatie en uw wensen en eisen zal vervolgens een rapportage en offerte worden opgeleverd.

De quickscan beslaat onder andere uit de volgende punten:
• Kennismakingsgesprek bij de klant
• Inventarisatie van de dossierruimte
• Inventarisatie van de dossiers
• Inventarisatie van de aanwezige hardware
• Inventarisatie van de servercapaciteit
• Inventarisatie van de beschikbare scanruimte
• Opstellen rapportage en offerte

Downloads

Scroll to top