Change language
Change country

Uw digitale werkplek

Ontdek een revolutionaire cloudgebaseerde oplossing voor hybride werkplekken
uploading cloud naar een laptop

Een gemiddelde werknemer is bijna twee derde van de werkdag bezig met archieven en documenten. Bedrijven gebruiken daarom Enterprise Content Management systemen (ECM) om met de grote hoeveelheden content om te gaan. Zo kunnen organisaties al hun documentatie op een enkele, uniforme plek beheren.

Veel bedrijven zijn echter klaar om een volgende stap te nemen. Soms nemen ze dan zelfs afscheid van ECM en kiezen ze voor de flexibiliteit van cloud-based contentmanagement. Dit is een relatief nieuwe technologie, maar de cloud heeft veel voordelen: u kunt er probleemloos door samenwerken, makkelijk innovatieve apps maken en permanent opslaan tegen lage kosten. Het is dus onmiskenbaar de toekomst van contentmanagement.

De ontwikkeling van ECM door de jaren heen 

ECM's bestaan al een kwart eeuw en zijn in de loop der jaren voortdurend verbeterd. De basisfuncties zijn aangevuld met een complexe reeks technologieën die zijn toegevoegd op verzoek van meestal grotere organisaties die de oplossing gebruiken. Bedrijfseigenaren voelen zich vaak overweldigd door de enorme hoeveelheid technische functionaliteiten ervan die ze voor hun organisatie niet eens nodig hebben. Vooral omdat organisaties soms meerdere ECM's moesten gebruiken, soms zelfs één per afdeling. Het bleek voor IT-afdelingen behoorlijk moeilijk te zijn om alle lagen software in één systeem te integreren.

84% van de bedrijven overweegt cloudtechnologie voor hun contentmanagement.

two colleagues looking at portable screen

Contentmanagement bevindt zich duidelijk in een overgangsfase van ECM naar cloudplatforms. Uit onderzoek van AIIM blijkt dat steeds meer bedrijven clouddiensten of hybride opties kiezen om alle documentatie van hun organisatie op een simpele en kostenefficiënte manier te beheren. Hybride modellen brengen wel risico's met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan de locatie waar informatie wordt opgeslagen, de waardevermindering van investeringen in hardware op locatie en natuurlijk de overgang zelf. Als die niet goed wordt uitgevoerd, kan dit hoge kosten en complicaties met zich meebrengen, vooral als de infrastructuur nog niet klaar is voor de overgang.

Cloudservices hebben een aantal waardevolle voordelen

Content online zetten, waar de informatie makkelijker toegankelijk is dan op papier. Dat is een van de ideeën achter de implementatie van oude ECM's. Maar in de cloud is content nog directer beschikbaar. Werknemers op verschillende locaties, en zelfs in verschillende tijdszones, kunnen gemakkelijk samenwerken. Ze hebben immers overal ter wereld en op meerdere apparaten toegang tot documenten.

In de cloud aan content werken spreekt ook millennials aan. Dat is een belangrijk punt, want zij maken in 2020 driekwart van de beroepsbevolking uit en verwachten de meest geavanceerde, geautomatiseerde technologieën. De cloud biedt bovendien veel meer opslagruimte. Er is altijd extra ruimte beschikbaar als uw bedrijf dat nodig heeft.

De vrijheid om meer te bereiken

Als u gebruikmaakt van contentmanagement in de cloud, zijn grote investeringen in hardware op de bedrijfslocatie niet meer nodig. De IT-afdeling heeft niet meer te maken met de hoge instapkosten van de ECM's en is geen tijd kwijt aan doorlopend onderhoud. Daardoor kunnen IT'ers zich richten op innovaties om de gebruikerservaring te verbeteren, bijvoorbeeld op het ontwikkelen van gepersonaliseerde gebruikersinterfaces en nieuwe apps.

Maar niet alleen de IT-afdeling heeft baat bij cloudopslag. De cloud maakt het namelijk ook makkelijker om de technologieën te automatiseren die nodig zijn voor crediteurenbeheer, contract- en correspondentiebeheer, en het verwerken van facturen. Met contentmanagement in de cloud verzamelt u alles op één plaats, waar het kan worden gedeeld met geautoriseerde medewerkers – of het nu gaat om inventarissen of onderhoudscontracten. Dit vergemakkelijkt de communicatie tussen verschillende afdelingen, zoals de juridische afdeling, human resources en finance.

De cloud is de nieuwste innovatie

Er zijn al heel wat innovatieve voorbeelden van cloud-based contentdiensten. Gebruikers raken daardoor steeds enthousiaster over de voordelen van de flexibele diensten. Het zijn geen standaardsystemen waarmee u alleen content kunt beheren, maar juist handige hulpmiddelen om contentmanagement en bedrijfsprocessen te integreren. Volgens IBM voegen veel organisaties content, processen en samenwerkingsplatforms die voorheen gescheiden waren, in de cloud samen. Sommige bedrijven zien het gebruik van robotica en AI als een volgende stap in de ontwikkeling van cloudtechnologie. Ze geloven dat de opgeslagen data ze op die manier zelfs waardevollere inzichten oplevert dan big data. De ontwikkeling van deze nieuwe technologie kan een revolutie betekenen voor contentmanagement in de cloud. Bedrijven die de overstap nu maken van hun oude systemen naar de cloud, zullen hier enorm van profiteren.

De cloud

De cloud helpt bedrijven om veel efficiënter te werken, in alle sectoren en op iedere afdeling.

  • Optimalisatie van de factuurverwerking

    Een gestroomlijnde verwerking van facturen is in deze huidige tijd onmisbaar voor bedrijven.

  • Afdrukken in een papierloze wereld

    De samenleving digitaliseert, maar afdrukken blijft een belangrijke rol spelen.

Cookies en uw privacy

We gebruiken essentiële cookies om de goede werking van onze website te garanderen. Statistische cookies helpen ons om beter te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en marketingcookies stellen ons in staat om de inhoud beter af te stemmen op de bezoekers van onze website. U kunt uw cookievoorkeuren selecteren via de knop 'Voorkeuren' hieronder, of selecteer 'Alle cookies accepteren' om door te gaan met alle cookies. Door 'Accepteer alle cookies' te selecteren gaat u akkoord met het opslaan van deze cookies op uw apparaat. U kunt deze cookies weigeren door 'Accepteer alleen essentiële cookies' te selecteren. In dat geval staat u ons toe alleen die cookies op uw apparaat te plaatsen die noodzakelijk zijn voor de correcte weergave van onze website.

Cookievoorkeuren

Veld is verplicht

Wij gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website goed werkt en soms om een dienst op uw verzoek te verrichten (zoals het beheer van uw cookievoorkeuren). Deze cookies zijn altijd actief, tenzij u uw browser zo instelt dat cookies geblokkeerd worden. Daardoor is het mogelijk dat sommige delen van de website niet werken zoals verwacht.

Veld is verplicht

Met deze cookies kunnen wij de werking van onze website meten en verbeteren.

Veld is verplicht

Deze cookies worden alleen geplaatst wanneer u toestemming daarvoor geeft. Wij gebruiken marketing cookies om bij te houden waarop u klikt en hoe u onze website gebruikt, zodat wij op basis van uw interessegebied content en gepersonaliseerde reclame kunnen tonen.