Hoe kan automatisering de verwerking van facturen versimpelen?

Een binnenkomende factuur legt een behoorlijke reis af. Voor de meeste bedrijven is het verwerken van facturen een tijdrovende, kostbare en foutgevoelige procedure. Facturen moeten worden gecontroleerd door de crediteurenadministratie, geregistreerd in boekhoudsoftware, goedgekeurd door de bevoegde persoon, vergeleken en gearchiveerd om ze later nog eens te kunnen raadplegen. Het is een omslachtige procedure die leidt tot hoge arbeidskosten en een groot risico op vertragingen en fouten. Gaat er iets mis en wordt een factuur niet betaald? Dan zijn reputatieschade en mogelijk zelfs boetes het gevolg.

Gelukkig zijn er cloud-based oplossingen om facturen geautomatiseerd te verwerken. Daarmee lost u zulke problemen op. De cloud verandert vrijwel ieder aspect van onze manier van werken. Cloudoplossingen veranderen de manier waarop collega's en klanten communiceren. Ze maken internationale samenwerking makkelijker en internationale handel mogelijk. Gartner voorspelt dat in 2020 36% van de bedrijven de cloud zal gebruiken voor meer dan de helft van hun transactieregistratiesystemen, waaronder de volledige financiële registratie. Dat toont wel aan dat het automatiseren van boekhoudsystemen een groeiende trend is.

Als u efficiënt wilt werken, is het stroomlijnen van de factuurverwerking essentieel. Zo zorgt u dat facturen op tijd worden betaald en dat de belangrijkste documenten geordend worden bewaard en niet kwijtraken of beschadigen. Met een geautomatiseerd proces verwerkt u al dit papierwerk op een digitaal platform. Zo lost optimalisering een aantal van de grootste problemen op.

Technologie om tijd te besparen en sneller te groeien

Steeds meer organisaties maken gebruik van de cloud. Toch raken er bedrijven achterop. Dit geldt met name voor het proces van factuurverwerking; een proces dat in de afgelopen jaren steeds complexer is geworden. U ontvangt tegenwoordig facturen op allerlei verschillende manieren, per post, e-mail, koerier en misschien zelfs nog via fax. Deze moeten allemaal handmatig in het systeem worden ingevoerd, wat leidt tot veel fouten. Denk bijvoorbeeld aan facturen die twee keer worden betaald, dubbel ingevoerde facturen, het betalen van verkeerde bedragen en het invoeren van verkeerde inkoopnummers. Of een andere fout die veel voorkomt: facturen die worden betaald voordat de bestelling is ontvangen.

Facturen handmatig verwerken is een traag proces dat niet past bij de snelle wereld van vandaag. Om te beginnen belandt een factuur bij de crediteurenadministratie. Hier wordt de factuur gecontroleerd en worden de gegevens ingevoerd in het softwaresysteem. Maar dat is pas het begin: de factuur moet ook nog goedgekeurd worden door de bevoegde personen. Hier loopt het proces heel vaak vertraging op. Managers zijn vaak druk en schuiven het goedkeuren van facturen voor zich uit, omdat andere taken prioriteit hebben. Dit leidt tot late betalingen en een slechtere relatie met leveranciers. Bovendien is het een omslachtig en duur proces.

U betaalt medewerkers om facturen handmatig te controleren, contact op te nemen met managers, informatie te uploaden en facturen te archiveren. Bovendien leidt dit proces onvermijdelijk tot fouten; het rechtzetten daarvan kost ook veel geld.

Marktonderzoeksbureau Aberdeen heeft berekend dat de efficiëntste bedrijven gemiddeld 2,8 dagen besteden aan het verwerken van facturen. Dit kost ze ongeveer $ 2,18, terwijl het gemiddelde rond de $ 9,40 ligt! Wat denkt u dat het geheim is van die efficiëntste bedrijven? Precies: zij hebben het proces geautomatiseerd, bij voorkeur in de cloud.

De cloud bespaart u tijd en geld

Bedrijven die gebruikmaken van de cloud besparen veel tijd en geld door facturen niet op kantoor te verwerken. Afdrukkosten en postzegels zijn niet meer nodig en medewerkers hoeven niet langer handmatig gegevens op de server te uploaden. Facturen die zich opstapelen, worden vergeten of kwijtraken, behoren voorgoed tot het verleden. In plaats daarvan worden ze automatisch op tijd betaald: de basis van goede zakelijke relaties. Bovendien hoeft u niet te betalen voor veel IT-diensten, zoals software-updates en het oplossen van bugs. De dienstverlener kan zulke dingen vaak op afstand doen.

U kunt de cloud oneindig aanpassen aan de grootte van uw bedrijf, en dat tegen lage kosten. U betaalt normaal gesproken een maandelijks bedrag. Er hoeven dus geen dure nieuwe servers te worden geïnstalleerd als uw bedrijf groeit. De schaalbaarheid van cloud-based systemen spreekt veel snelgroeiende bedrijven in het mkb aan. Daarentegen blijft een aantal grote organisaties flink achter, meestal omdat ze verschillende boekhoudsystemen hebben voor iedere afdeling. En dat terwijl ze hun verwerkingsprocessen veel simpeler en efficiënter zouden kunnen maken door ze centraal in de cloud onder te brengen.

Het is simpel om de cloud te integreren in een backendsysteem, omdat de output ervan in ieder formaat gegenereerd kan worden. Standaard XML's, CSV-bestanden of een klantspecifieke optie: alles is mogelijk. De facturen worden rechtstreeks in de cloud analytisch gecodeerd. Vervolgens genereert het backendsysteem de facturen automatisch.

Onmiddellijke voordelen: voor financieel medewerkers en het hele bedrijf

De implementatie kost weinig tijd, omdat die met name plaatsvindt in een openbare cloudomgeving. Als het systeem eenmaal draait, plukken alle medewerkers hier onmiddellijk de vruchten van – zowel medewerkers van de financiële afdeling als andere medewerkers. Ze profiteren van duidelijkere workflows en besparen tijd die ze aan andere taken kunnen besteden. Bovendien kunnen ze te allen tijde controleren wie een factuur verwerkt en hoe lang een factuur al op goedkeuring wacht. Het is dus niet meer nodig om te zoeken naar kwijtgeraakte documenten of drukke managers achter hun broek aan te zitten. En dat betekent dat er veel minder vertraging in het proces zit dan bij traditionele processen voor factuurverwerking. Alle documenten hebben een auditspoor. Ze kunnen dus niet kwijtraken en u kunt ze gemakkelijker opslaan en terugvinden.

Ook voor klanten is het systeem overzichtelijker. Ze hebben alleen maar een app nodig die verbinding maakt met het backoffice met de cloud-based oplossing voor factuurverwerking. Gebruikers met de juiste rechten kunnen facturen hier direct vinden, wat het verwerken van facturen veel transparanter en inzichtelijker maakt. Om een gebruiker toe te voegen hoeft u alleen een nieuwe e-mail en accountnaam aan te maken, waarna die persoon direct toegang tot het systeem krijgt. Het verwijderen van een gebruiker is trouwens net zo makkelijk. 

Nadat u een geschikte clouddienst heeft uitgekozen kunt u aan de slag. De meeste organisaties merken direct de voordelen van het stroomlijnen van hun proces voor factuurverwerking. Medewerkers worden productiever, de kosten nemen af en fouten worden verleden tijd.