Digitale personeelsdossiers met meerwaarde

Wanneer de Jaarbeurs nieuwe HR-software in gebruik neemt, waarmee eenvoudig documenten gedeeld kunnen worden in online personeelsdossiers, is dat het uitgelezen moment om de kasten vol papieren dossiers onder de scanner te leggen. Met behulp van een slimme tool van KYOCERA en een team van enthousiaste HBO-studenten is de klus in no-time geklaard en zijn de resultaten verbluffend.

Achtergrond

De Jaarbeurs organisatie is opgericht in 1916 om handel en nijverheid te bevorderen. De Jaarbeurshallen in Utrecht zijn al decennialang een bekende locatie voor beurzen, vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen, met ruim 100.000 vierkante meter vloeroppervlak en zo’n 650.000 bezoekers per maand. Ruim 450 vaste medewerkers in marketing, sales en hospitality en 350 flexwerkers in de horeca zorgen ervoor dat elk evenement op rolletjes verloopt.

Problemen

Een administratieve integratie, een interne verhuizing èn de aanschaf van nieuwe HR-software van AFAS zorgen voor een andere informatiebehoefte. In papieren dossiers zijn personeelsgegevens en documenten als salarisstroken, ziekmeldingen, identiteitsbewijzen en loonbelastingverklaringen op één plek opgeborgen. Dat neemt niet alleen een hoop kostbare ruimte in, het is ook erg tijdrovend om een stuk informatie tevoorschijn te halen en te delen met degene die de informatie nodig heeft. De wens was om al deze informatie via het HR-systeem voor zowel medewerker, manager en P&O digitaal beschikbaar te maken.

Oplossing

Huisleverancier van printers en multifuncionals KYOCERA heeft de oplossing in huis. Onder de naam KYOCERA Document Scan Services biedt KYOCERA een scala aan software en diensten aan die het digitaliseren van documenten een stuk makkelijker maakt. Zo had KYOCERA al een scannen-naar-AFAS connector beschikbaar, waarmee eenvoudig documenten gecategoriseerd naar AFAS kunnen worden gescand. Voor dit specifieke doel wordt een TASKalfa 3051ci multifunctional op de P&O afdeling ingericht met deze AFAS-connector.

Daarbij neemt KYOCERA ook de uitvoering voor haar rekening: een team van enthousiaste, hoogopgeleide en nauwkeurige studenten heeft er in vier weken tijd voor gezorgd dat alle 850 personeelsdossiers gestructureerd en gecategoriseerd in het personeelssysteem zijn opgeslagen.

Voordelen

• Alle documenten zijn opgeslagen als tekst-doorzoekbare (“slimme”) pdf
• Verhoging van de kwaliteit van personeelsdossiers
• Documenten zijn opgeslagen in de cloud, eenvoudiger te beheren en te backuppen
• Informatie is eenvoudig en veilig te delen met managers en afdeling P&O
• Medewerkers kunnen hun eigen personeelsdossier raadplegen
  
• Papieren dossiers kunnen gearchiveerd of weggegooid worden

Interview met Joost van de Kamp, Manager Personeel en Organisatie Jaarbeurs