In 2025 zal het datagebruik van de wereld naar verwachting 175 zettabytes aantikken. Door de opkomst van thuiswerken, videoconferenties en hybride werkplekken in 2020 en het toegenomen persoonlijk internetgebruik is de datagroei versneld. Omdat we blijven opereren in een hyperverbonden wereld, is de kans reëel dat 175 zettabytes zelfs nog een te bescheiden schatting is.
Dit roept een vraag op voor organisaties die zich aanpassen aan het nieuwe normaal en hybride werkomgevingen omarmen. Ze genereren meer digitale informatie dan ooit tevoren.
Hoe gaan hybride kantoren hun gegevens beheren?
Vooruitstrevende zakelijke leiders wenden zich tot kunstmatige intelligentie (AI) en cognitieve computers om zo een revolutie teweeg te brengen in de manieren waarop ze informatie opslaan, archiveren, verwerken en extraheren.
In tegenstelling tot conventionele gegevensverwerkingssystemen, die consequent dezelfde logica volgen, worden AI-algoritmen slimmer naarmate er meer gegevens worden aangeleverd en geanalyseerd. Ze zijn bedoeld om trends en patronen te herkennen en voorspellingen te doen.
Dit unieke vermogen van AI om te 'leren' van grote hoeveelheden gegevens, stelt gebruikers in staat enorme hoeveelheden inhoud te beheren en te controleren. Daarom belooft AI de manier waarop documentmanagement wordt uitgevoerd te transformeren. Voor organisaties die nieuwe documentmanagementstrategieën toepassen als ondersteuning voor hybride werkplekken, is AI de sleutel tot het optimaliseren van hun systemen voor productiviteit, efficiëntie en bedrijfsgroei.
1. Automatische classificatie en verwerking van documenten
Hoewel OCR-technologie (Optical Character Recognition) tekstherkenning mogelijk maakt, gaat AI nog een stap verder door de informatie in het document te 'lezen', deze correct te classificeren en vervolgens werkprocessen te automatiseren op basis van die classificatie. En dat alles met een snelheid die voor mensen niet haalbaar is.
Hoewel het systeem in eerste instantie wordt aangestuurd door een reeks regels, worden de identificatie- en verwerkingsmogelijkheden ervan steeds beter met behulp van machinaal leren, ofwel het leren van herhaalde blootstelling aan documenten, evenals de handelingen die uw medewerkers met die documenten uitvoeren.
Een door AI aangedreven documentmanagementsysteem kan bijvoorbeeld facturen identificeren door herkenning van elementen zoals factuurnummers, regelitems en dergelijke. Dit ondanks het feit dat deze elementen op verschillende locaties en in verschillende lettertypen en formaten kunnen verschijnen, afhankelijk van hoe een bedrijf ervoor kiest om haar facturen op te maken.
Een voorbeeld uit de praktijk: toen Greenbank RSL in Queensland het handmatige crediteurenproces automatiseerde met behulp van ABBYY FlexiCapture-technologie voor het herkennen van facturen, verminderde zij de verwerkingstijd van haar facturen met 84 procent en verlaagde zij haar verwerkingskosten met 50 procent, terwijl zij ook de nauwkeurigheid en integriteit van haar gegevens verhoogde.
2. Gegevensextractie
Door informatie nauwkeurig te lezen en de context te begrijpen, kan een AI-aangedreven documentmanagementsysteem gegevensextractie naar een nieuw niveau tillen. Deze vaardigheid is belangrijker dan ooit, omdat door virtuele samenwerking en het delen van bestanden organisaties overspoeld raken met steeds meer gegevens.
3. Documentclustering
Documentclustering is een andere vaardigheid die mogelijk wordt gemaakt door AI, waarbij documenten worden gegroepeerd op onderwerpen zonder voorafgaande classificatie.
Dit kan organisaties helpen te begrijpen hoe documenten zich tot elkaar verhouden binnen een bredere context en hen helpen om overeenkomsten te vinden. Zo kunnen er conclusies worden getrokken die anders misschien niet mogelijk zouden zijn geweest.
4. Geavanceerde documentbeveiliging
Beveiliging is een van de grootste uitdagingen van een hybride werkplek. Hier moeten tal van netwerken en cloudomgevingen worden beschermd. AI is een ander hulpmiddel bij cyberbeveiliging. Een belangrijke toevoeging aan het arsenaal bij het beschermen van gegevens.
AI-aangedreven documentmanagementsystemen kunnen helpen om de beveiliging te verbeteren en klantgegevens te beschermen door gevoelige en persoonlijk identificeerbare informatie (PII) te detecteren en deze documenten te markeren voor speciale behandeling. Automatische classificatie en verwerking betekent ook dat documenten niet op onbeveiligde locaties worden achtergelaten in afwachting van verwerking.
AI kan ook helpen om gebruikerstoegang af te dwingen door zeer nauwkeurige en veilige biometrische technieken te gebruiken, zoals gezichtsherkenning. Medewerkers worden geïdentificeerd en krijgen zo toestemming en toegang tot data. Dit helpt voorkomen dat documenten zonder toestemming worden bekeken of gewijzigd.
5. Gegevensanalyse
Misschien wel het meest opwindende vooruitzicht van AI in documentmanagement is het potentieel voor analyses en de waarde die dit voor organisaties kan opleveren.
Cognitieve 'Platforms as a Service' (PaaS) zorgt ervoor dat documentmanagement nog verfijnder wordt waarbij technieken zoals machinaal leren, voorspellende analyses en gegevensvisualisatie kunnen worden toegepast voor een betere besluitvorming en optimalisatie van bedrijfsprocessen.
Met de komst van AI maken documentmanagementsystemen een enorme sprong voorwaarts. Vroege volgers van deze technologie zullen straks de eersten zijn die de vruchten plukken, vooral in hybride werkomgevingen.
