Het kiezen van de juiste zakelijke contentmanagementoplossing (ECM) is voor veel bedrijven vaak een moeilijke en overweldigende taak. De crux is het vinden van die ene oplossing die aansluit op uw wensen, voorkeuren en budget. U moet elke ECM-oplossing zorgvuldig analyseren. Hoe kan deze de huidige activiteiten stroomlijnen, de documentbeveiliging verbeteren en de kosten verlagen?
Het spreekt voor zich dat de juiste ECM-oplossing in staat moet zijn om papieren documenten automatisch digitaal vast te leggen, te verwerken en op te slaan.
Op die manier kunt u menselijke fouten bij het handmatig verwerken van bestanden en documenten minimaliseren, de nauwkeurigheid van documenten vergroten en de productiviteit verbeteren met gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
In dit bericht geven we een lijst met stappen die u moet overwegen bij het kiezen van de beste ECM-oplossing voor uw bedrijf.
Om te beginnen: wat is ECM?
Enterprise content management of ECM biedt een efficiënte manier om alle bedrijfscontent op te slaan, te beheren en te delen. ECM benadert informatiebeheer op holistische wijze en stelt teams in staat om:
- Alle gegevens te organiseren in één centraal en veilig documentendepot.
- Werkprocessen met betrekking tot content te verbeteren, zodat medewerkers documenten eenvoudig kunnen aanmaken en toegang hebben tot alle benodigde informatie.
- De documentbeveiliging te verbeteren, met verschillende toegangsniveaus voor medewerkers en een logboek waarin bijgehouden wordt wie wanneer toegang heeft verkregen tot bepaalde informatie.
Een ECM-oplossing helpt ook bij het converteren van papieren documenten naar digitaal formaat, zodat ze gemakkelijk gevolgd, beheerd en gecontroleerd kunnen worden.
Dus waar moet u op letten bij het kiezen van een ECM-oplossing?
Als uw organisatie heeft besloten dat het een oplossing voor contentmanagement nodig heeft en u de taak hebt gekregen om de juiste oplossing voor het bedrijf te vinden, zijn hier de belangrijkstevragen die u moet stellen voordat u op zoek gaat naar uw eigen oplossingen voor zakelijk contentmanagement.
1. Is het afgestemd op de doelstellingen van uw organisatie?
Het kiezen van een contentmanagementoplossing is een belangrijke bedrijfsinvestering. Het moet uw organisatie vooruit helpen en algemene doelstellingen moeten gehaald kunnen worden.
- Wat verwachten de directie en de rest van het organisatie van de oplossing?
- Hoe zal het de huidige werkprocessen beïnvloeden?
Zorg er bij het analyseren van een contentmanagementoplossingvoor dat de kenmerken en functies ervan waarde kunnen toevoegen aan uw huidige activiteiten.
2. Zijn contentmanagementoplossingen gemakkelijk te gebruiken?
Net als elke andere software of elk ander platform, moet een ECM-oplossing eenvoudig te gebruiken zijn en qua prestaties voldoen aan de verwachtingen van individuele gebruikers om acceptatie in de hele organisatie te bewerkstelligen.
- Is het contentmanagementsysteem gebruiksvriendelijk?
- Hoeveel training heeft het personeel nodig om het ECM te kunnen gebruiken?
Zelfs met minimale training moeten medewerkers in staat zijn om de productiviteit te verbeteren en gemakkelijk toegang te krijgen tot de bestanden en documenten die ze nodig hebben en deze te beheren.
3. Is het gemakkelijk om een nieuw contentmanagement systeem te integreren met bestaande systemen en applicaties?
Soms is het langste en meest stressvolle deel van een implementatie de integratie met de bestaande IT-omgeving. De juiste ECM-oplossing moet naadloos kunnen worden geïntegreerd met uw bestaande systemen en applicaties.
- Hoeveel configuratie is vereist om ervoor te zorgen dat het werkt met bestaande systemen?
- Hoeveel tijd zal het IT-team doorlopend besteden aan het beheer van de ECM-integratie?
Met andere woorden, uw IT- of ontwikkelingsteam zou niet veel tijd en middelen moeten besteden om het nieuwe contentmanagement systeem binnen het huidige netwerk te laten werken. Een ECM dat weinig of geen programmering vereist, zou het beste zijn, omdat het u voldoende compatibiliteit moet bieden voor een breed scala aan systemen en applicaties.
4. Is de nieuwe contentmanagementoplossing flexibel genoeg voor toekomstige wijzigingen?
De ECM moet kunnen meegroeien met uw organisatie en uw behoeften.
- Is het flexibel genoeg om zich aan te passen aan toenemende vereisten ten aanzien van werkprocessen?
- Is het in staat om mee te groeien met de uitbreiding van het personeelsbestand naarmate het bedrijf groeit? Kunt u meer functies en mogelijkheden toevoegen om in toekomstige wensen te voorzien?
Op die manier baseert u uw beslissing niet op uw huidige bedrijfsgrootte en behoeften en is uw ECM toekomstbestendig.
5. Is de contentmanagementoplossing cloudgebaseerd?
Het opslaan van gegevens in de cloud kan een organisatie veel voordelen bieden, waaronder grotere schaalbaarheid, toegankelijkheid en beveiliging.
- Is het contentmanagementsysteem klaar voor de cloud?
- Hoe veilig is deze cloudgebaseerde oplossing voor contentbeheer?
Overweeg een cloudgebaseerde ECM, zodat u gemakkelijk toegang kunt krijgen tot documenten en deze kunt beheren binnen een beveiligde privé- of openbare cloud. Het sleutelwoord is veiligheid. Vergeet dus niet de beveiligingsmaatregelen en protocollen van de aanbieder te bekijken.
6. Hebben medewerkers gemakkelijk toegang tot bestanden en documenten wanneer ze op afstand werken?
Medewerkers hebben steeds vaker toegang tot documenten en bestanden via hun laptops, telefoons of tablets. Uw ECM moet dit kunnen bijhouden.
- Heeft het personeel overal en altijd gemakkelijk toegang tot de vereiste informatie op verschillende apparaten en platformen?
- Kan het personeel onderweg documenten uploaden en bewerken?
Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die met medewerkers op afstand werken.
7. Is het contentmanagementsysteem veilig?
Is de ECM-oplossing veilig? Beveiliging is voor veel bedrijven een voortdurende zorg, vooral als de gegevens zijn opgeslagen op cloudservers.
Wat uw ECM moet kunnen:
- Toegang en machtigingen verlenen op individueel en groepsniveau
- Regelmatig geautomatiseerde back-ups maken
- Documentgebruik bewaken
- Voor totale zichtbaarheid en controle zorgen
Informeer ook naar de maatregelen en procedures bij een datalek.
8. Voldoet de ECM-oplossing aan alle wettelijke vereisten?
Voldoen aan wettelijke vereisten is een voortdurende strijd voor elke organisatie. Helaas wordt de regelgeving rond digitale gegevens steeds complexer.
Daarom is het essentieel dat uw ECM-oplossing flexibel genoeg is om zich aan te passen aan alle vereisten voor het bijhouden van gegevens en beveiliging.
9. Biedt de ECM-aanbieder gespecialiseerde training en ondersteuning tijdens en na de implementatie?
Het is belangrijk om rekening te houden met de ervaring, expertise en de staat van dienst van de aanbieder van uw ECM-oplossingen. U kunt beter met hem als partner samenwerken dan hem alleen maar zien als productverkoper.
- Is de verkoper of leverancier gespecialiseerd in managementoplossingen voor documenten en content?
- Hoe zit het met training en voortdurende ondersteuning?
Overweeg zorgvuldig alle dienstverlening en ondersteuning die er voor, tijdens en na de implementatie aangeboden moet worden, inclusief een trainingsprogramma voor alle medewerkers, ongeacht hun technische vaardigheidsniveaus.
