Veel organisaties ervaren de voordelen: het combineren van persoonlijk (maar sociaal afstandelijk) teamwerk met de flexibiliteit van werken op afstand. Deze hybride werkomgeving stelt de medewerkers in staat om routinematig thuis (of waar dan ook) te werken, of om naar kantoor te komen voor samenwerking op locatie.
Door de versnelling van werken op afstand en de verschuiving naar een hybride model, beoordelen bedrijven hoe hun afdrukbehoeften evolueren. Naarmate uw organisatie verandert en uw nieuwe hybride werkruimte evolueert, zijn er bepaalde printerfuncties waar u op moet letten wanneer u uw volgende aankoop overweegt. Laten we eens kijken:
1. Afdrukbeveiligingsfuncties
Bezorgdheid over de beveiliging van printers op afstand is niet nieuw. Het blijft hoog op de agenda staan, ook voor het hybride kantoor. Daarom is het niet verwonderlijk dat men zich zorgen maakt over de veiligheid van informatie die thuis wordt afgedrukt. Omdat thuiswerken nog wel even actueel zal blijven, is het van vitaal belang dat medewerkers thuis veilig kunnen printen. Let op beveiligingsfuncties zoals:
- Lokale en netwerkauthenticatie
- Data-encryptie
- Overschrijven-wissen
- Wachtwoordtoegang
Het zijn niet alleen thuis gebruikte machines die specifieke beveiligingsfuncties vereisen. Zorg ervoor dat u ook uw printomgeving op kantoor goed beveiligt, met functies als:
- Gebruikersauthenticatie en -autorisatie
- Veilige communicatieprotocollen
- Bescherming van opgeslagen gegevens
- Gegevensoverschrijffunctie
- Netwerkbewaking
2. Cloudgebaseerde mogelijkheden
De vraag naar oplossingen die effectief en efficiënt kunnen worden geschaald is helder. Dit heeft alles te maken met de verwachte beschikbaarheid van medewerkers. Cloudfunctionaliteit is een onmisbare functie van elke printer binnen de hybride werkruimte. Medewerkers moeten kunnen afdrukken of scannen, waar ze ook werken. Met deze functie kunnen thuiswerkers ook rechtstreeks naar de kantoorprinter afdrukken.
3. Multifunctionele capaciteit
Met meer werken op afstand is de verwachting dat de omvang van kantoorruimtes zal verminderen. Een van de grootste voordelen van een multifunctionele printer is misschien wel de ruimtebesparing die de machine oplevert. In plaats van ruimte nodig te hebben voor een printer, een fotokopieerapparaat, een scanner en een fax, volstaat in een hybride kantoor één machine met al deze functionaliteiten.
4. Mobielvriendelijke en contactloze printers
Bedrijven moeten kunnen printen en scannen met mobiele apparaten zoals tablets en smartphones. En dan bij voorkeur zonder dat een gedeeld apparaat aangeraakt hoeft te worden. Dit is niet alleen een handige en tijdbesparende functie, maar de contactloze technologie vermindert ook het risico op virusoverdracht. Functies zoals pull-printing door middel van smartcard-authenticatie of zelfs gezichtsherkenning of spraakherkenning zullen ervoor zorgen dat het hybride kantoor een veilige en gezonde werkplek blijft.
5. Een automatische documentinvoer
Vanuit dezelfde gedachte zal een machine met een automatische documentinvoer (ADF) de hoeveelheid aanrakingen verminderen. Met een automatische documentinvoer kan een pak papier in de machine worden geplaatst dat vervolgens automatisch door het apparaat wordt gevoerd, zodat de gebruiker kan afdrukken, scannen of kopiëren zonder elke pagina handmatig te plaatsen.
6. Hoge printercapaciteit
Een hybride werkomgeving is gebaseerd op productiviteit en efficiëntie. Het spreekt dus voor zich dat een printer met een hoge capaciteit een noodzaak is. Overweeg ook om een printer te kiezen met een groot afdrukvolume om onnodige aanrakingen te voorkomen.
7. Lage afdrukkosten
Het prijskaartje van uw printer is niet de enige kostenpost waar u op moet letten. De totale eigendomskosten (TCO) omvatten:
- Fysieke hardware, zoals de machine zelf
- Afdrukken, zoals toner en papier
- Bedrijfskosten, zoals energieverbruik en onderhoud
Lage bedrijfskosten houden het hybride kantoorbudget beheersbaar en garanderen maximale winstgevendheid in onzekere tijden.
