Introductie

Cotopat is een interactief ondertitelingssysteem dat bestaat uit hardware en software. Het herkent spraak in realtime, zet gesprekken om in tekst en geeft de tekst in meerdere talen weer op het Cotopat-scherm. Daarnaast kunt u met Cotopat ondersteunend beeldmateriaal uploaden, zoals afbeeldingen, video's of diagrammen, zodat het publiek de informatie die tijdens het gesprek wordt gedeeld beter begrijpt en onthoudt.

In deze verklaring zullen we het volgende in detail toelichten:

I. Voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken;

II. Op welke rechtsgrondslag wij uw persoonsgegevens verwerken;

III. Met wie wij uw persoonsgegevens delen;

IV. Naar welke landen wij uw persoonsgegevens doorgeven;

V. Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren;

VI. Welke technische en organisatorische maatregelen wij hebben genomen;

VII. Wat uw wettelijke rechten zijn met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ons;

VIII. Hoe u contact met ons kunt opnemen en andere belangrijke informatie;

IX. Wijzigingen in deze privacyverklaring;

X. Geldende taal.
 

I. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

A.   Levering van Cotopat. Om de gebruiker in staat te stellen Cotopat te gebruiken en de gesprekslogboeken te beheren, verwerkt KYOCERA persoonsgegevens met betrekking tot de gesprekken die via Cotopat worden gevoerd. Houd er rekening mee dat wij deze dienst leveren als gegevensverwerker in overeenstemming met onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, die beschikbaar zijn op onze website.

B.   Facturering. Om diensten aan klanten te factureren, verwerkt KYOCERA persoonsgegevens met betrekking tot de naam van de klant, het type licentie, de contractdatum en -status, de betalingsstatus, het apparaat-ID en het aantal apparaten in de organisatie van de klant.

C.   Beheer van gebruikersaccounts. KYOCERA verkrijgt uw e-mailadres rechtstreeks van u of onrechtstreeks van een klant van KYOCERA (waarschijnlijk uw werkgever of organisatie) zodat wij een gebruikersaccount voor u kunnen aanmaken en beheren. Houd er rekening mee dat wij deze dienst verlenen als gegevensverwerker in overeenstemming met onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, die u kunt raadplegen op onze website.

D.   Levering van spraak-naar-tekst. Om gesprekken om te zetten in tekst maakt KYOCERA gebruik van de Google Speech-to-text API. Audiogegevens worden via beveiligde HTTPS-verbindingen van Cotopat naar de servers van Google verzonden. Met audiogegevens wordt uw stem bedoeld. Deze gegevens worden tijdens het transport versleuteld. Google verwerkt de gegevens om spraakherkenning uit te voeren en de transcriptie te genereren. KYOCERA verwerkt geen gespreksgegevens, tenzij de klant ervoor kiest om het gesprek op te nemen, zoals beschreven in paragraaf 1.E. Lees voor meer informatie over gegevensgebruik in Google Speech to Text API de veelgestelde vragen over gegevensgebruik.

Houd er rekening mee dat wij deze dienst aanbieden als gegevensverwerker volgens onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, die u kunt vinden op  www.kyoceradocumentsolutions.nl.

E.   Verstrekking van een samenvatting van het gesprek. Voor het verstrekken van een samenvatting van het gesprek aan de persoon met wie u via Cotopat communiceert, wordt het gesprek opgenomen en worden de audiogegevens en transcriptiegegevens door KYOCERA verwerkt om een samenvatting van het gesprek te verstrekken. Voor dit doel maakt KYOCERA gebruik van Google Vertex AI. De getranscribeerde tekst wordt verzonden naar een generatief model Gemini in Vertex AI. Het model genereert een samenvatting op basis van de transcriptie. Voor meer informatie over Vertex AI kunt u de documentatie van Google Vertex AI (Gemini) raadplegen.

Houd er rekening mee dat wij deze dienst aanbieden als gegevensverwerker in overeenstemming met onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, die u kunt raadplegen op  www.kyoceradocumentsolutions.nl.

F.   Vertaling. Om u de vertaling van zowel de transcriptie als de samenvatting van het gesprek te kunnen bieden, maakt KYOCERA gebruik van Google Translation API. De inhoud van de tekst wordt alleen door Google gebruikt voor zover dat nodig is om de Cloud Translation API-service te kunnen leveren. Voor meer informatie over het gebruik van gegevens in Google Translation API kunt u de veelgestelde vragen over gegevensgebruik raadplegen.

Houd er rekening mee dat wij deze service aanbieden als gegevensverwerker in overeenstemming met onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, die u kunt vinden op  www.kyoceradocumentsolutions.nl.

G.    Onderhoud op afstand. KYOCERA kan toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, die worden verwerkt binnen het account van de lokale beheerder voor het oplossen van bugs of problemen.  Houd er rekening mee dat wij deze dienst leveren als gegevensverwerker in overeenstemming met onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, die u kunt vinden op  www.kyoceradocumentsolutions.nl.

H.    Hosting. KYOCERA maakt gebruik van Google Cloud Platform, België, als aanbieder van cloudopslag. Houd er rekening mee dat wij deze dienst leveren als gegevensverwerker in overeenstemming met onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, die u kunt vinden op www.kyoceradocumentsolutions.nl.

II. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?

KYOCERA verwerkt persoonsgegevens voor de hierboven genoemde doeleinden om haar contractuele rechten en verplichtingen zoals overeengekomen met haar klanten na te komen, artikel 6, lid 1, onder b), AVG. Voor zover u als betrokkene geen partij bent bij de overeenkomst tussen Kyocera en haar klanten, verwerkt Kyocera uw persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigde belangen, artikel 6, lid 1, onder f), AVG, waarbij de contractuele verplichtingen van Kyocera om Cotopat-gerelateerde diensten te verlenen haar gerechtvaardigde belangen vormen.

We hebben een zorgvuldige afweging gemaakt tussen uw fundamentele rechten en vrijheden en onze legitieme zakelijke belangen en houden voortdurend toezicht op het evenwicht tussen beide. Mocht u echter bezwaar willen maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, raadpleeg dan het gedeelte ‘Uw rechten’ hieronder. Aangezien de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor Kyocera om Cotopat te kunnen aanbieden, dient u er rekening mee te houden dat uw bezwaar tegen de verwerking het gebruik van Cotopat voor u onmogelijk maakt. Houd er rekening mee dat in gevallen waarin Kyocera persoonsgegevens verwerkt als gegevensverwerker namens haar klanten, de klanten kwalificeren als gegevensbeheerders en als zodanig verantwoordelijk zijn voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

III. Met wie wij uw persoonsgegevens delen;

Uw persoonlijke gegevens worden alleen gedeeld met:

+    KYOCERA Document Solutions Inc. (Japan) voor de levering van Cotopat-applicatiesoftware, voor ondersteuning op afstand en voor het verlenen van toegang tot en het beheer van de Cotopat-applicatiesoftware.

+    Google Cloud Japan G.K. (Google-datacenter in België), voor cloudhostingservices en voor de levering van Google Translation API, Google Speech-to-Text API en Google Vertex AI-model Gemini.

Voor zover wij wettelijk, op grond van regelgeving of een gerechtelijk bevel verplicht zijn om uw persoonsgegevens openbaar te maken, kunnen wij uw persoonsgegevens delen in overeenstemming met die wet, regelgeving of dat gerechtelijk bevel.

IV. Internationale overdrachten 

Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven (zie hierboven met wie wij uw persoonsgegevens delen) aan een dienstverlener die gevestigd is in een land dat volgens de Europese Commissie geen adequaat beschermingsniveau biedt op grond van de nationale wetgeving, hebben wij dit adequate beschermingsniveau gewaarborgd door aanvullende passende waarborgen overeen te komen met die groepsmaatschappij of derde partij door middel van het sluiten van standaardcontractbepalingen zoals aangenomen door de Europese Commissie en aanvullende maatregelen. Een lijst van landen die volgens de Europese Commissie een adequaat beschermingsniveau bieden, vindt u hier. U kunt een kopie van de standaardcontractbepalingen aanvragen door ons een e-mail te sturen met een motivering van uw verzoek.

Als alternatief kunnen we u om uw uitdrukkelijke toestemming voor de voorgestelde overdracht vragen.
 

V. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Waar mogelijk hebben we specifieke bewaartermijnen vastgesteld voor het bewaren van uw persoonsgegevens. Deze specifieke bewaartermijnen worden hieronder vermeld, of we zullen deze aan u meedelen op of voordat we beginnen met de verwerking van uw persoonsgegevens.

Waar het voor ons niet mogelijk is om vaste bewaartermijnen te hanteren, hebben we hieronder de criteria vermeld die we gebruiken om de bewaartermijnen te bepalen.

Specifieke bewaartermijnen

Doel (A) Levering van Cotopat. Als u ervoor kiest om het gesprek op te nemen, wordt het gespreksverslag 30 dagen na de opname verwijderd.

Doel (B) Facturering. Om te voldoen aan algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes, bewaren we factuurrapporten gedurende één jaar of zo lang als wettelijk vereist is.

Doel (C) Beheer van gebruikersaccounts. Wij bewaren uw persoonlijke gegevens met betrekking tot uw gebruikersaccount zolang u een actief gebruikersaccount bij ons hebt. Op uitdrukkelijk verzoek van u/uw organisatie verwijderen wij uw gebruikersaccount. In dat geval zullen wij uw gebruikersaccount binnen 5 werkdagen na uw verzoek verwijderen.

Doel (D) Spraak-naar-tekst. Om de Speech-to-Text API te kunnen aanbieden, verwerkt Google audio in het geheugen en slaat het geen klantgegevens op. Google registreert tijdelijk bepaalde metagegevens over uw Speech-to-Text API-verzoeken (zoals het tijdstip waarop het verzoek is ontvangen en de omvang van het verzoek) om de dienstverlening te verbeteren en misbruik tegen te gaan.

Doel (E) samenvatting van het gesprek. Om de persoon met wie u via Cotopat communiceert een samenvatting van het gesprek te verstrekken KYOCERA bewaart samenvattingen van gesprekken gedurende 30 dagen.

Doel (F) Vertaling. Om tekstvertalingen te leveren via Google Translation API, bewaart Google de tekst kortstondig in het geheugen om de vertaling uit te voeren en de resultaten aan u terug te sturen.

Doel (G) Onderhoud op afstand. Voor onderhoud en ondersteuning op afstand kan KYOCERA toegang hebben tot persoonsgegevens. Persoonsgegevens die worden verwerkt voor onderhoud op afstand worden 7 dagen na voltooiing van de diensten verwijderd.

Criteria voor het bepalen van bewaartermijnen

In alle andere gevallen hanteren we de volgende criteria om de toepasselijke bewaartermijn te bepalen:

+    De beoordeling van uw fundamentele rechten en vrijheden;

+    Het doel of de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel of de doelen waarvoor wij ze hebben verzameld.

+    Alle relevante praktijken of gedragscodes binnen de sector met betrekking tot het bewaren van persoonsgegevens;

+    Het niveau van risico en kosten dat gepaard gaat met het bijhouden van uw persoonlijke gegevens (nauwkeurig en up-to-date);

+    Of we een geldige wettelijke basis hebben om uw persoonsgegevens te bewaren;

+    De aard, omvang en context van de verwerking van uw persoonsgegevens en onze relatie met u;

+    Alle andere relevante omstandigheden die van toepassing kunnen zijn.

In ieder geval bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten en voeren wij periodieke controles uit van de persoonsgegevens die wij bewaren.
 

VI. Welke technische en organisatorische maatregelen we hebben genomen

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus en doen al het redelijke om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, diefstal, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Voor meer informatie over IT-beveiligingsmaatregelen kunt u een exemplaar van het Cotopat Security Whitepaper aanvragen door ons een e-mail te sturen met een motivering van uw verzoek. 
 

VII. Uw rechten

U hebt bepaalde wettelijke rechten waarover wij u willen informeren. De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om de bovengenoemde doeleinden te bereiken, zodat KYOCERA kan voldoen aan haar contractuele verplichtingen jegens haar klanten. Wanneer KYOCERA uw persoonsgegevens verwerkt als gegevensverwerker, is KYOCERA verplicht om contact op te nemen met de gegevensbeheerder alvorens uw verzoek in te willigen.

Toegang. U hebt het recht om te worden geïnformeerd over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en over informatie met betrekking tot die verwerking.

Rectificatie. U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens door ons te laten rectificeren of aanvullen zonder onnodige vertraging. Als u een account bij ons hebt aangemaakt, kunt u uw persoonlijke gegevens zelf rectificeren of aanvullen.

Recht om te worden vergeten. U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens zonder onnodige vertraging door ons te laten verwijderen. Dit recht is beperkt tot specifieke gronden, bijvoorbeeld als u uw toestemming hebt ingetrokken, of als u bezwaar maakt en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor ons zijn om de verwerking voort te zetten. Als u een account bij ons heeft, kunt u ervoor kiezen om uw persoonlijke gegevens zelf te laten verwijderen. In dat geval worden al uw persoonlijke gegevens definitief verwijderd. Om te voorkomen dat het gebruikersaccount wordt gedeactiveerd, moeten alternatieve contactgegevens worden verstrekt.

Beperking van de verwerking. U hebt het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken op basis van specifieke gronden. Deze zijn (1) de tijd die wij nodig hebben om de juistheid van uw persoonsgegevens op uw verzoek te verifiëren; (2) in plaats van verwijdering van onrechtmatige verwerking, verzoekt u om beperking van het gebruik; (3) u hebt persoonsgegevens nodig in een gerechtelijke procedure; of (4) wij verifiëren of onze legitieme gronden zwaarder wegen dan uw bezwaar tegen de verwerking.

Recht van bezwaar. U hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens indien deze verwerking (1) gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang (waaronder het opstellen van een profiel van u op basis van uw toestemming); (2) plaatsvindt voor direct marketingdoeleinden; of (3) noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is opgedragen. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of indien wij uw persoonsgegevens nodig hebben in het kader van een gerechtelijke procedure.

Gegevensoverdraagbaarheid. Wij zijn verplicht u te informeren over uw recht om uw persoonlijke gegevens van ons te ontvangen, zodat u die persoonlijke gegevens aan een andere dienstverlener kunt doorgeven.

Intrekking van toestemming. Als u ons uw persoonlijke gegevens op basis van uw toestemming hebt verstrekt, hebt u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. U kunt dit doen door u af te melden voor de dienst waarop u zich hebt geabonneerd, indien van toepassing. U kunt dit ook doen door ons een e-mail te sturen naar het onderstaande e-mailadres voor privacykwesties. Wij zullen uw persoonlijke gegevens dan definitief uit onze database verwijderen.

Een klacht indienen. U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in het land waar u woont, over onze verwerking van uw persoonsgegevens. Een volledige lijst van toezichthoudende autoriteiten vindt u hier. 
 

VIII. Uw rechten uitoefenen en contact met ons opnemen

Bij KYOCERA beschikken we over een netwerk van privacyprofessionals, waaronder functionarissen voor gegevensbescherming, die u kunnen helpen met uw vragen. Als u een van uw rechten wilt uitoefenen of als u een vraag hebt over dit document, kunt u contact met ons opnemen via e-mail of een brief sturen naar:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 27
1119 RA Schiphol-Rijk
The Netherlands
e: privacy@deu.kyocera.com

Of gebruik ons aanvraagformulier voor betrokkenen dat beschikbaar is op https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/en/footer/data-request.html
 

IX. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Indien wij dit document wijzigen, zullen wij het op onze website publiceren met een herziene publicatiedatum en u, indien van toepassing, via uw gebruikersaccount op de hoogte brengen van het gewijzigde document.
 

X. Gebruikte taal

De Engelse versie van deze privacyverklaring geeft de overeenstemming tussen beide partijen weer. Indien deze privacyverklaring voor het gemak of voor andere doeleinden wordt vertaald, prevaleren de bepalingen van de Engelse versie.