De voordelen van het digitaliseren van uw bedrijfsprocessen

De manier waarop we werken evolueert voortdurend. Een van de manieren waarop uw organisatie voorop kan blijven lopen en haar concurrentievoordeel kan behouden, is door uw bedrijfsprocessen te digitaliseren.

In het post-COVID-19-tijdperk is de digitale transformatie in een stroomversnelling geraakt en heeft deze invloed gehad op alle bedrijven. Uit een recent artikel van McKinsey blijkt dat 85% van de bedrijven hierdoor de implementatie van digitale oplossingen heeft versneld. Forbes gaat nog een stap verder en stelt dat het digitaliseren van bedrijfsprocessen niet langer een optie is voor bedrijven die succesvol willen zijn, maar een must.

De voordelen van digitalisering liggen voor het grijpen. Digitale oplossingen verhogen niet alleen de productiviteit op de werkplek en verbeteren de documentbeveiliging, maar ze kunnen u ook helpen om de printkosten te verlagen en hybride werken te vergemakkelijken.

Als u uw bedrijfsactiviteiten wilt stroomlijnen en ervoor wilt zorgen dat uw organisatie voorop blijft lopen in de sector, is digitalisering de weg vooruit.

Wat is digitalisering?

Hoewel papieren documenten een essentieel onderdeel blijven van traditionele workflows, worden digitale oplossingen steeds belangrijker. Deze oplossingen integreren papieren documenten doorgaans in digitale workflows of creëren manieren om belangrijke taken online uit te voeren, in plaats van via fysieke bestanden.

Een voorbeeld hiervan is een bank die elektronische handtekeningen implementeert. Hierdoor kunnen klanten transacties uitvoeren via hun desktop of mobiele bankapp in plaats van tijd vrij te moeten maken om naar hun lokale bankkantoor te gaan.

Een andere manier om uw bedrijfsprocessen te digitaliseren is door fysieke bestanden te scannen en ze op te slaan op een centrale plek. Op die manier kunnen de taken rondom dit bestand online worden uitgevoerd, in plaats van het bestand van collega naar collega door te geven waardoor de kans op verwarring en zoekgeraakte documenten groter wordt.

Hoe de productiviteit verhogen

Hoe beter de productiviteit op uw werkplek, hoe beter uw resultaten zullen zijn. Een voorbeeld: een team werkt aan een ingewikkeld contract om samen tot de beste versie te komen. Pagina's worden doorgegeven, medewerkers maken kopieën om thuis aan het document te werken. Er ontstaat al snel chaos en verwarring over wat de laatste versie van het document is en misschien raken er zelfs delen zoek.

Door het papieren document te scannen en op te nemen in een gedeelde digitale workflow wordt samenwerking een fluitje van een cent. Er bestaat geen twijfel over wanneer het document voor het laatst is bewerkt en door wie – uw software regelt dat voor u. Het document is ook gemakkelijk te vinden en u hoeft niet meer rond te vragen in wiens la het document ligt.

Het digitaliseren van uw processen maakt niet alleen samenwerking eenvoudiger, maar verhoogt ook de productiviteit op de werkplek door ervoor te zorgen dat kostbare tijd wordt besteed aan het voltooien van taken in plaats van aan het zoeken naar bestanden.

Verbeter de documentbeveiliging

Een van de belangrijkste voordelen van digitalisering is dat u de documentbeveiliging van uw organisatie kunt versterken en het risico op datalekken kunt verminderen. Een datalek kan reputatie- en financiële schade veroorzaken. Door uw processen te digitaliseren kunt u uw documentbeveiliging aanscherpen en het risico minimaliseren.

Papieren documenten die op de bureaus van medewerkers kunnen eenvoudig vertrouwelijke informatie lekken. Tenzij een fysiek dossier in een beveiligde kast wordt opgeborgen, is alle persoonlijke informatie die het bevat kwetsbaar.

Door uw bestanden te scannen en op te slaan in een beveiligde platform wordt alle gevoelige informatie die ze bevatten versleuteld. Bovendien kunt u met documentmanagementsoftware zoals Smart Information Manager zelf bepalen wie toegang heeft tot een document en de geschiedenis ervan kan bekijken.

Verlaag uw printkosten met cloudsoftware

Als u op zoek bent naar een manier om uw printkosten te verlagen zijn digitale oplossingen de juiste keuze. Hoewel print nog steeds een zeer gewaardeerd en vertrouwd medium is, kan het digitaliseren van uw processen een eenvoudige manier zijn om geld te besparen.

Cloudsoftware biedt een nieuwe manier om de digitale wereld te betreden en tegelijkertijd uw kosten onder controle te houden. Zodra u uw papieren documenten in een cloudopslagplatform hebt opgenomen, kunnen beheerders quota's en printbeleidsregels instellen om onnodig afdrukken te voorkomen en de afdrukkosten bij de bron te verlagen. Kyocera Cloud Print and Scan combineert bijvoorbeeld de voordelen van het digitaliseren van uw processen en kwaliteitscontrole op de kosten.

Hulpmiddel voor hybride werken

Hybride werken blijft in opkomst: 59% van de werknemers in Europa en Noord-Amerika werkt in een hybride werkomgeving. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat thuiswerkers even productief zijn als hun collega's op kantoor?

Door uw processen te digitaliseren en gebruik te maken van cloudopslagplatforms is elk document gemakkelijk toegankelijk voor (bevoegde) medewerkers, waar ze zich ook bevinden. Als papieren documenten via de cloud toegankelijk zijn, hebben thuiswerkers alleen een internetverbinding nodig om aan de slag te gaan en samen te werken met hun collega's. 

Dit is een van de belangrijkste voordelen van digitalisering: op elke locatie kunnen uw medewerkers productief werken.

Waarom digitalisering belangrijk is

De digitale transformatie is een feit. Bedrijven die het potentieel ervan niet onderkennen lopen het risico achterop te raken bij hun concurrenten. Maak dus gebruik van een breed scala aan digitale oplossingen die uw processen stroomlijnen en talloze voordelen opleveren.

Als u wilt ontdekken hoe een partner op het gebied van documentoplossingen u naar de toekomst kan helpen staat Kyocera voor u klaar.