Human Company
Human Company volledig thuiswerkproof dankzij Docuware.
Jarenlang werkte Human Company met bijna 20.000 papieren dossiers vol met assessments, keuringen en andere testresultaten. Deze immense rij papier zorgde
voor overvolle kasten, meterslange archiefruimtes, veel gesleep van kantoor naar huis en weer terug en vooral veel zoekwerk naar de plek waar het dossier zich bevindt. De behoefte groeide aan een tool die alle documenten overzichtelijk beheert in de cloud, en die de inzichtelijkheid van de dossiers vergroot op een veilige manier. Docuware bleek de ideale oplossing.
Achtergrond
Human Company is een bedrijfspsychologisch adviesbureau voor selectie, onderzoek en ontwikkeling. De adviseurs van Human Company voeren assessments uit op werknemers in alle sectoren waar veilig werken of gezag een issue is. Denk aan treinmachinisten, schoolleiders, reclasseringsmedewerkers en verkeersleiders in de haven. Van elk assessment wordt een dossier bijgehouden, dat vervolgens een wettelijke of branchespecifieke bewaartermijn heeft. Het bedrijf heeft twee kantoorvestigingen in Amersfoort en Rotterdam, plus diverse testlocaties. Er werken 20 werknemers, voornamelijk testadviseurs en psychologisch assistenten.
Aanleiding
De wens tot digitaliseren van de dossiers was er al een tijdje. Veel dossiers worden thuis verder door de testpsychologen uitgewerkt, en dat betekent dat de dossiers van kantoor naar huis meegenomen worden en uiteraard ook weer terug. Bovendien hebben veel dossiers een beperkte bewaartermijn: bij veel beroepscodes moeten de dossiers één jaar bewaard worden. Wettelijke testen hebben een afwijkende bewaartermijn. Daarna worden de dossiers vernietigd, wat een arbeidsintensieve klus is.
In 2019 werden drie partijen aan tafel uitgenodigd, waarvan uiteindelijk KYOCERA met Wouter Taal als beste uit de bus kwamen met de door hun aangedragen oplossing Docuware.
Oplossing
Docuware is een Document Management Systeem (DMS) dat bedrijfsprocessen en workflows automatiseert. Documenten worden elektronisch beheerd en gedeeld, ongeacht hun bron of bestandsindeling. In dit geval worden alle documenten uit het dossier van een geteste persoon voortaan online beheerd en bewaard. Zo zijn ze makkelijk vindbaar en doorzoekbaar. De allergrootste uitdaging bij invoering van Docuware was het digitaliseren van duizenden papieren dossiers. Het inscannen heeft men uitbesteed aan werkstudenten. Docuware is geïntroduceerd en geïmplementeerd in een zeer korte periode, en in februari 2020 in gebruik genomen, vlak voor de eerste Corona lockdown in Nederland.
Overigens is Human Company kort na de ingebruikname van Docuware ook overgestapt naar Office 365. Hierdoor is de integratie met Outlook sterk verbeterd en kunnen emailberichten eenvoudiger worden toegevoegd aan Docuware.
Resultaten
- Eenvoudig werken en informatie delen vanuit huis
- AVG proof
- Goede doorzoekbaarheid van dossiers
- Dossiers zijn beter beveiligd dan de papieren varianten
- Nieuwe opzet voldoet aan ISO-certificering
- Geen gesleep met dossiers
- Kosten van de licentie worden gecompenseerd door minder archiefruimte
"Docuware heeft ons jaar voor een groot deel gered".
Interview met Henk Groen, Directeur Human Company