Volledig ontzorgd door oplossing op maat

Neem twee onderwijsinstellingen uit Dronten en Zeewolde, laat ze met elkaar fuseren, verzamel alle verschillende contracten voor printers en multifunctionals, en voeg daar nog een Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan toe. Dit zijn precies de ingrediënten die hebben geleid tot een grondige aanpak van het printerpark van Stichting Codenz, waarbij het advies van een jarenlange partner van harte welkom was.  

Achtergrond

Stichting Codenz vormt het bestuur over tien protestants-christelijke basisscholen in Flevoland. Codenz staat voor Christelijk Onderwijs in Dronten en Zeewolde en is ontstaan door een fusie van twee organisaties in 2012. De scholen hebben in totaal zo’n 2000 leerlingen en 250 werknemers, inclusief het hoofdkantoor in Dronten. Er wordt gewerkt met het digitale onderwijssysteem van Cloudwise. Het printen is vrij cruciaal op alle lokaties: denk aan lesmateriaal, rapporten en verslagen.

Problemen

Als in 2018 de AVG wordt ingevoerd, is dat voor Codenz het moment om een oplossing te bedenken voor het tot dan toe printen zonder enige vorm van beveiliging. Bovendien is er een financiële trigger om naar alle printercontracten te kijken: het aantal afdrukken stijgt ruim uit boven het afgesproken aantal. Complicerende factor daarbij zijn de diverse einddata van de verschillende contracten, als gevolg van de fusie een aantal jaren daarvoor. Vaste partner ISO Groep uit Haaften wordt gevraagd om mee te denken over een oplossing.

Oplossing

Na een grondige analyse van alle scholen kiest ISO Groep voor een maatwerkoplossing waarbij drie soorten KYOCERA-machines worden ingezet met drie verschillende prestatieniveaus, afhankelijk van printvolume en leerlingenaantal. De operatie vindt plaats in nauwe samenwerking met Cloudwise, zodat de onderwijssoftware en de multifunctionals vlekkeloos met elkaar communiceren. Uitdaging is dat de scholen volledig in de cloud werken en dus geen servers meer op locatie hebben. Voor het inzicht in het printgedrag wordt gekozen voor PaperCut, aangezien deze oplossing het beste aansluit bij het werken in de cloud. Leraren loggen voortaan persoonlijk in, en kunnen leerlingen van hieruit toestemming geven om te printen. De prints kunnen worden afgehaald na het intoetsen van een code op de machine.

Dankzij de slimme oplossing van ISO Groep behouden de scholen alle functionaliteiten van de printserver, maar blijven ze volledig werken in de cloud. Dit is gerealiseerd door de multifunctionals de taak van de printserver over te laten nemen. Een baanbrekende innovatie die veel kansen creëert voor het werken in de cloud in het onderwijs.

Resultaten

• Elke locatie een multifunctional, afgestemd op printvolume en leerlingenaantal
• Volledig werken in de cloud
• Beveiligd printen met MyQ
• Beter inzicht in printgedrag
• Meer bewustwording van printgedrag
• Automatisch uitlezen van tellerstanden
• Milieuvriendelijker printen door minder afval en energiezuinige machines
• Klein kostenvoordeel
  

Interview met Rob Sakko Voorzitter College van Bestuur, en Carin Reurink, medewerker Financiën