Meer inzicht en controle over printgedrag

Bij het Hoeksch Lyceum en het Actief College in Oud-Beijerland weet men dat de printkosten ongemerkt kunnen oplopen wanneer er geen helder inzicht is in de herkomst van prints en kopieën. Daarom was de installatie van een follow-me oplossing een uiterst zinvolle investering, waarmee in één klap meerdere problemen werden opgelost. ISO Groep uit Haaften heeft als KYOCERA partner deze software bij beide scholen geïnstalleerd, en sindsdien wordt elke afdruk op de KYOCERA-machines nauwkeurig geregistreerd.  

Achtergrond

Het Hoeksch Lyceum (MAVO, HAVO, Atheneum en Gymnasium) en het Actief College (VMBO) zijn twee middelbare scholen in Oud-Beijerland, die samen onderwijs bieden aan zo’n 1750 leerlingen in de Hoeksche Waard. Het Hoeksch Lyceum kent een historie van inmiddels 100 jaar, en beide scholen zijn een begrip in de regio.  De scholen vallen onder het centrale bestuur van de Stichting OVO Hoeksche Waard.

Problemen

Zoals bij zoveel organisaties kenden de scholen een historie van diverse kleinere printers verspreid over het hele gebouw. Er werd veel geprint, maar weinig geregistreerd. Na een grootscheepse hardware-vervanging, waarbij ruim 30 printers worden vervangen door 7 nieuwe mfp’s, is al een nieuwe basis gelegd met de nodige kostenbesparingen. Maar de scholen zien ruimte voor verdere verbetering.

Op de scholen wordt een aanzienlijk printvolume gedraaid. Het afdrukken van cijferlijsten, roosters, proefwerken, huiswerk en lesmateriaal zorgt voor grote papierstromen. Maar tot op dat moment wordt nog maar weinig gedaan aan registratie van gemaakte afdrukken. Inzicht in wie verantwoordelijk is voor welke aantallen prints is er niet. Terwijl de afdrukken toch een substantiële kostenpost voor de scholen vormt.  

Oplossing

ISO Groep draagt hiervoor een handige oplossing aan en installeert een follow-me oplossing op de mfp’s van beide scholen. Dat is efficiënte software waarmee alle prints van de organisatie in kaart worden gebracht. Gebruikers moeten zich voortaan identificeren bij de printers door middel van een cijfercode. Zo maakt de software inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor hoeveel prints en kopieën, uitgesplitst in kleur en zwart wit, en per machine.

Bovendien heeft de school de toegang tot het schoolnetwerk voor leerlingen flink gereduceerd. Zij mogen nog wel printen naar de mfp’s op school, maar rekenen dit af uit hun persoonlijke printtegoed.

Resultaten

• Inzicht in printvolume per medewerker
• Inzicht in overmatig volume kleurenprints per medewerker
• Bewustwordingsproces bij medewerkers
• Geen ongeautoriseerde toegang tot mfp’s
• Gerealiseerde besparing 6.000 euro per jaar
  

Interview met Ineke Termeer - Financieel medewerker