Jager Bokdam De Visser Netwerk Notarissen

Het afdrukken van documenten is dagelijkse kost bij een notariskantoor.
Elke dag rollen tientallen akten in concept of in definitieve vorm uit de printer. Zorgvuldigheid is daarbij van het grootste belang. Met de MyQ printmanagementoplossing is er flink wat veiligheid en gemak toegevoegd aan de werkprocessen van JBV Notarissen in Soest. Dankzij KYOCERA partner PuntNL Groep, die de toepassing vlekkeloos implementeerde.  

Achtergrond

Jager Bokdam De Visser Netwerk Notarissen, kortweg JBV Notarissen, is een allround notariskantoor. De 20 medewerkers werken in een statig pand in Soest, en bedienen zakelijke en particuliere klanten op het gebied van onroerend goed, familierecht, erfrecht en ondernemingsrecht. JBV is onderdeel van Netwerk Notarissen, de grootste notariële community van Nederland, die de aangesloten kantoren voorziet van kennis, informatie, faciliteiten en een uitgebreid netwerk.

Verdeeld over twee etages staan 2 Kyocera multifunctionals, die de dagelijkse stroom aan alle soorten aktes, zoals testamenten, samenlevingscontracten en verklaringen van erfrecht verwerken.

Aanleiding

Het vele printen zorgde al tijden voor grote stapels geprinte documenten in de uitvoerlade. Met gemiddeld 10 gebruikers per printer raakten documenten zoek of lagen incompleet of in delen verspreid. Men was veel tijd kwijt om de juiste documenten bij elkaar te zoeken en te controleren op volledigheid en op volgorde. Interne documenten en management rapportages lagen soms zichtbaar voor medewerkers. En printopdrachten van thuiswerkende collega’s maakten het er al helemaal niet makkelijker op. Zoeken, controleren en ordenen zorgden voor tijdverlies en veel ongenoegen. De wens was om hier een passende oplossing voor te vinden, en dit verzoek werd neergelegd bij IT-partner PuntNL Groep uit Drachten.

Oplossing

De oplossing werd gevonden in het implementeren van MyQ, een slimme printmanagementoplossing die eenvoudig op de bestaande Kyocera mfp’s is te installeren. Daarmee worden printopdrachten in de rij geplaatst, en pas afgedrukt wanneer de gebruiker zich meldt bij het apparaat en zich identificeert met een pincode. Met het oog op thuiswerkers is de time-out tijd van de printrij vastgesteld op 7 dagen. Mede door een heldere uitleg met illustraties door PuntNL Groep waren de medewerkers goed voorbereid op de nieuwe manier van printen en liep het proces vanaf het eerste moment gestroomlijnd.

Resultaten

• Vertrouwelijkheid gewaarborgd
• Niet meer zoeken naar prints
• Efficiënter werken
• Beter ingesteld op thuiswerkers
• Scannen naar eigen mail verloopt sneller