Change language

Change country

Jager Bokdam De Visser Netwerk Notarissen

Regelt printverkeer efficiënt met MyQ
Gestroomlijnd printen

Het afdrukken van documenten is dagelijkse kost bij een notariskantoor.
Elke dag rollen tientallen akten in concept of in definitieve vorm uit de printer. Zorgvuldigheid is daarbij van het grootste belang. Met de MyQ printmanagementoplossing is er flink wat veiligheid en gemak toegevoegd aan de werkprocessen van JBV Notarissen in Soest. Dankzij KYOCERA partner PuntNL Groep, die de toepassing vlekkeloos implementeerde.  

 

Achtergrond

Jager Bokdam De Visser Netwerk Notarissen, kortweg JBV Notarissen, is een allround notariskantoor. De 20 medewerkers werken in een statig pand in Soest, en bedienen zakelijke en particuliere klanten op het gebied van onroerend goed, familierecht, erfrecht en ondernemingsrecht. JBV is onderdeel van Netwerk Notarissen, de grootste notariële community van Nederland, die de aangesloten kantoren voorziet van kennis, informatie, faciliteiten en een uitgebreid netwerk.

Verdeeld over twee etages staan 2 Kyocera multifunctionals, die de dagelijkse stroom aan alle soorten aktes, zoals testamenten, samenlevingscontracten en verklaringen van erfrecht verwerken.

Aanleiding

Het vele printen zorgde al tijden voor grote stapels geprinte documenten in de uitvoerlade. Met gemiddeld 10 gebruikers per printer raakten documenten zoek of lagen incompleet of in delen verspreid. Men was veel tijd kwijt om de juiste documenten bij elkaar te zoeken en te controleren op volledigheid en op volgorde. Interne documenten en management rapportages lagen soms zichtbaar voor medewerkers. En printopdrachten van thuiswerkende collega’s maakten het er al helemaal niet makkelijker op. Zoeken, controleren en ordenen zorgden voor tijdverlies en veel ongenoegen. De wens was om hier een passende oplossing voor te vinden, en dit verzoek werd neergelegd bij IT-partner PuntNL Groep uit Drachten.

 

Oplossing

De oplossing werd gevonden in het implementeren van MyQ, een slimme printmanagementoplossing die eenvoudig op de bestaande Kyocera mfp’s is te installeren. Daarmee worden printopdrachten in de rij geplaatst, en pas afgedrukt wanneer de gebruiker zich meldt bij het apparaat en zich identificeert met een pincode. Met het oog op thuiswerkers is de time-out tijd van de printrij vastgesteld op 7 dagen. Mede door een heldere uitleg met illustraties door PuntNL Groep waren de medewerkers goed voorbereid op de nieuwe manier van printen en liep het proces vanaf het eerste moment gestroomlijnd.

Resultaten

  • Vertrouwelijkheid gewaarborgd
  • Niet meer zoeken naar prints
  • Efficiënter werken
  • Beter ingesteld op thuiswerkers
  • Scannen naar eigen mail verloopt sneller

“Dankzij de oplossing, en de glasheldere instructie zijn wij volledig ontzorgd.”  

Bianca Roet

Cookies en uw privacy

We gebruiken essentiële cookies om de goede werking van onze website te garanderen. Statistische cookies helpen ons om beter te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en marketingcookies stellen ons in staat om de inhoud beter af te stemmen op de bezoekers van onze website. U kunt uw cookievoorkeuren selecteren via de knop 'Voorkeuren' hieronder, of selecteer 'Alle cookies accepteren' om door te gaan met alle cookies. Door 'Accepteer alle cookies' te selecteren gaat u akkoord met het opslaan van deze cookies op uw apparaat. U kunt deze cookies weigeren door 'Accepteer alleen essentiële cookies' te selecteren. In dat geval staat u ons toe alleen die cookies op uw apparaat te plaatsen die noodzakelijk zijn voor de correcte weergave van onze website.

Cookievoorkeuren

Veld is verplicht

Wij gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website goed werkt en soms om een dienst op uw verzoek te verrichten (zoals het beheer van uw cookievoorkeuren). Deze cookies zijn altijd actief, tenzij u uw browser zo instelt dat cookies geblokkeerd worden. Daardoor is het mogelijk dat sommige delen van de website niet werken zoals verwacht.

Veld is verplicht

Met deze cookies kunnen wij de werking van onze website meten en verbeteren.

Veld is verplicht

Deze cookies worden alleen geplaatst wanneer u toestemming daarvoor geeft. Wij gebruiken marketing cookies om bij te houden waarop u klikt en hoe u onze website gebruikt, zodat wij op basis van uw interessegebied content en gepersonaliseerde reclame kunnen tonen.