Maatwerk met hardware- en softwareoplossing

Na jarenlange trouwe dienst van de oude mfp’s is het de hoogste tijd voor vernieuwing van het printerpark van de MF Groep in Groningen. Maar een objectieve vergelijking kan pas worden gemaakt na een concurrerend aanbod van een tweede partij. Dankzij het goede persoonlijke contact met Hans Wubbolts van de Document Solutions Groep is die snel gevonden. De dedicated business partner van KYOCERA creëert een maatwerkoplossing, waarbij alle wensen van de MF Groep worden ingevuld. Tegen een zeer aantrekkelijk tarief.  

Achtergrond

In het noorden van het land heeft MF Groep een stevige marktpositie als personele dienstverlener. Met 7 vestigingen in Groningen, Friesland en Drenthe levert het bedrijf uitzendkrachten in vrijwel alle branches: administratie, productie, techniek, logistiek en horeca. Elke dag gaan zo’n 3500 uitzendkrachten via MF Groep aan de slag. MF Groep is een dochteronderneming van Abiant, een uitzendgroep die haar oorsprong heeft in de agrarische sector.

Problemen

Begin 2016 zijn de mfp’s 10 jaar oud en aan het einde van hun technische levensduur. Aan de bestaande leverancier wordt gevraagd om offerte uit te brengen voor nieuwe machines. Daarbij heeft de MF Groep een aantal wensen met betrekking tot de facturering, de kostenstructuur en de mate van service. Ook Hans Wubbolts, eigenaar van Document Solutions Groep in Haren (Groningen) wordt gevraagd om mee te denken. DSG is exclusief vertegenwoordiger van KYOCERA. De no-nonsense mentaliteit sluit goed aan op de bedrijfsfilosofie van de MF Groep: “Zeggen wat we doen, en doen wat we zeggen”. Het klikt gelijk tussen de twee. Beide partijen brengen een offerte uit en een gedetailleerd plan van aanpak. Wubbolts luistert goed naar de wensen van MF Groep en draagt concrete oplossingen aan. Dit geeft uiteindelijk de doorslag en de combinatie DSG-KYOCERA krijgt de opdracht.

Oplossing

Er wordt een plan opgesteld voor de vervanging van het complete printerpark. Belangrijk aspect is de aanschaf van ScannerVision-software waarmee een koppeling kan worden gemaakt met de uitzendsoftware Flexservice. De mfp’s op de vestigingen worden namelijk veel gebruikt voor het scannen van documenten van uitzendkrachten, zoals paspoorten en loonbelastingverklaringen. De software en de koppeling zorgen ervoor dat deze documenten met slechts een paar kliks direct op de juiste plaats wordt opgeslagen. Na een testperiode besluit MF Groep definitief tot aanschaf van 10 stuks KYOCERA TASKalfa 356ci.

Resultaten

• Servicecontract op basis van werkelijk verbruik (nulcontract)
• Lagere kosten per print, o.a. door Pro Rato Colour System
• Besparing op totale printkosten van ruim 30%
• Substantiële tijdsbesparing op het scannen van documenten van uitzendkrachten
• Automatische tellerstandendoorgifte en tonerbestelling
• Totale ontzorging door Document Solutions Groep

Interview met Gerben Koopman -  Systeembeheerder Abiant