Multi-Post - totaaloplossingen post- en mail

Paul van Driel is commercieel directeur van de Multi-Post Groep. In de context van de drie Kyocera-machines in de printafdeling schetst hij eerst de Hybrid Mail activiteiten, die goed zijn voor ongeveer een derde deel van de bedrijfsomzet.

‘Wij printen en verpakken voornamelijk transactionele mail: documenten met financiële cijfers, aankondigingen van woningbouwverenigingen, verzekeraars met premie- of poliswijzigingen, enzovoort. Wij hebben ook enkele Direct Mail-klanten, maar dat is niet onze corebusiness. Wij zijn niet geëquipeerd voor die hele grote DM-volumes. Wij focussen op niches waar de eisen veel hoger zijn; aan die eisen willen en kunnen wij voldoen, en daarmee trekken wij steeds weer nieuwe klanten.’

​Bij veel van die transactionele documenten bestaat nog een verplichting tot fysieke aflevering. Multi-Post heeft diverse digitale oplossingen waarmee de klant die documenten kan aanleveren. Ze worden verwerkt in een zelf ontwikkeld printmanagementsysteem, waarna ze worden geprint en verpakt.

‘Bij dergelijke documenten zijn de security­ eisen van klanten gigantisch’, zo vervolgt Van Driel: ‘Denk aan het risico van datalekken, hackaanvallen en privacy-schendingen. Wij voldoen via allerlei certificaten aan de strengste eisen om die security up-to-date te houden. Daarin maken wij ook verreweg onze hoogste bedrijfskosten. Daarnaast bieden wij vanuit onze Hybrid Mail-tak alternatieve, digitale mogelijkheden aan de klant voor wat betreft diens communicatie met de eindgebruiker: een platform voor onder meer sms, e-mail en WhatsApp. Zo kan onze klant diens klant - de eindgebruiker -een keuze bieden ten aanzien van het favoriete communicatiekanaal.’

Papier versus digitaal: een wisselend beeld

Deze Hybrid Mail tendens betekent enerzijds een afname van de printvolumes bij diverse klanten die hun communicatie met eindgebruikers digitaliseren. Tegelijkertijd trekt Multi-Post vanwege de verregaande specialisatie in transactionele mailings steeds meer klanten, zodat per saldo het transactionele printvolume toch stijgt, zo legt Van Driel uit.

Hij gaat er wat dieper op in: ‘Wij zijn ooit begonnen vanuit de postverwerkende apparatuur, en wij geloven ook in de onderscheidende kracht van print als communicatiemedium in een tijd waarin iedereen wordt bestookt met digitale informatie. Open jij nog e-mails? Maar een gepersonaliseerde enveloppe, die maak je wel open. Tegelijkertijd heeft die brief in een envelop een veel hogere kostprijs. Daar moeten we onze ogen óók niet voor sluiten. In veel boardrooms is het terugdringen van grote hoeveelheden verzonden post een gespreksthema.’

Twee miljoen brieven

Zoals gezegd: het transactionele printvolume bij Multi-Post stijgt en blijft nog stijgen. Tijdens ons gesprek zit het bedrijf midden in een seizoenspiek, waarbij ruim twee miljoen mensen een envelop met een oproepbrief thuis krijgen. De drie Kyocera-machines draaien 16 uur per dag, en ook in het weekend zo’n 14 uur. ‘Als je zolang achter elkaar met laserprinters draait, kun je de brandweer bellen’, meldt Manager Hybride Mail Aat, die even bij het gesprek langsloopt. Overigens print Multi-Post nog wel een klein deel van het totale volume op twee laserprinters, namelijk bij die klanten die hierin alles bij het bestaande willen laten.

Lagere kosten per afdruk

In 2019 werd overgestapt van laser- naar­ inkjettechnologie. Van Driel vertelt over de aanleiding: ‘Wij groeiden in printvolume; wij houden bij al onze activiteiten de markt in de gaten en zoeken continu naar innovaties. Inkjet sloot daar heel goed bij aan. Wij deden flink wat rekenwerk naar de kosten per afdruk én de kwaliteit. Zo kwamen we na een marktonderzoek uit bij Kyocera. De kosten per afdruk bleken inderdaad lager door het gebruik van inkt in plaats van laser met toner, terwijl de kwaliteit bleef behouden op het niveau dat klanten van ons verwachtten. Wij namen onze klanten ook nadrukkelijk mee tijdens dit verandertraject. Zij moesten natuurlijk wel achter deze grote verandering staan.’

Ook grote milieuwinst

Frank Adema was vanuit Kyocera-distributeur AB DocSolutions nauw in dit traject betrokken en benoemt samen met Van Driel ook de milieuwinst: ‘Wij hebben calculaties gemaakt van het energieverbruik. Als zo’n machine hier 12 tot 16 uur per dag draait, dan is een energiebesparing van 30 tot 40% zomaar mogelijk.’ Van Driel: ‘Uit de testen kwamen inderdaad cijfers voort die perfect aansloten bij onze ISO 14001-normering en tegenwoordig bij onze Ecovadis-certificering.’

Op de werkvloer werd de overgang van laser naar inkjet natuurlijk als spannend ervaren, zo voegt Van Driel toe: ‘Onderschat dat niet! Je bent in je voorraden, je kennis en het onderhoud van de machines volledig afgestemd op lasertechnologie en toners. In één keer ga je dan over op een andere technologie waar wij niets van wisten. Wij moesten andere consumables en supplies op voorraad houden en wij werden afhankelijk van de service-organisatie van Kyocera als leverancier, want wij konden zelf niet sleutelen aan die machine. Dit terwijl Kyocera in 2019 ook pas net in het segment van de productieprinters was ingestapt.’

‘Wij kregen zelfs de eerste plaatsing van de Kyocera TASKalfa Pro 15000c in Europa’, vervolgt Van Driel. ‘Voor Kyocera was dit dus ook een prestigeproject. Dit zijn bovendien bedrijfskritische printers: die mogen bij ons niet één dag stilstaan. Daar wil je een goede serviceovereenkomst (SLA) bij hebben om die machines de hoogst mogelijke uptime te geven. Nou, ik moet zeggen: de organisatie van Kyocera heeft dat fantastisch opgepakt.’ Frank Adema vult aan: ‘In die SLA werd 95% uptime gegarandeerd. Daar zijn de drie machines die hier nu staan ruim boven gebleven.’

Pionieren met printparameters

Kyocera Productmanager Production Print Erik Wolthuis over die eerste plaatsing: ‘Een leuke extra bij inkjettechnologie is dat je kunt spelen met de inktdekking. Hoe minder inkt je gebruikt, hoe goedkoper je uiteraard produceert, maar ergens krijg je een omslagpunt in je printkwaliteit. Het was een kwestie van learning by doing om in de situatie van Multi-Post dat optimum tussen inktdekking en dus kosten, en een nog goede printkwaliteit te vinden.’

Manager Hybride Mail Aat: ‘De installatie van de eerste Kyocera-printer was een traject van de machine leren kennen en samen pionieren. Dat proces benam een aantal maanden. De tweede implementatie van de TASKalfa Pro 15000c ging veel sneller en de derde implementatie was bijna een routineklus. Bij die eerste implementatie zijn ook technici van Kyocera uit Japan hier in­ Dordrecht op bezoek geweest. Als Multi-Post waren en zijn wij trots dat wij de wereldprimeur van de installatie van deze machine hadden.’

​Passende culturen

De randvoorwaarden rondom kosten per afdruk, printkwaliteit en een hoge uptime moesten voor Multi-Post sowieso kloppen om de switch naar inkjet definitief te maken. Maar daarnaast speelt cultuur een belangrijke rol in de samenwerking tussen een machineleverancier en een grafische afnemer, ook richting de toekomst.

Paul van Driel spreekt ook op dat vlak van een geslaagde match: ‘Je moet wel echt iets willen met elkaar. Dat gevoel hebben wij met Kyocera altijd gehad: van hun commerciële organisatie tot de productspecialisten. Er zijn hele korte communicatielijnen en men acteert snel op servicegebied, als er een keer iets aan de hand is. Dat gaf ons het vertrouwen om ook die tweede en derde machine te kopen. En gegeven onze groei in transactionele print zal het waarschijnlijk niet bij die drie inkjetmachines blijven.’

​De Kyocera TASKalfa’s bij Multi-Post

Productmanager Production Print Erik Wolthuis omschrijft de configuratie van de Kyocera TASKalfa’s 15000c bij Multi-Post: ‘Deze drie Kyocera-­ printers hebben een extra grote invoereenheid, bestaande uit twee cassettes met elk een capaciteit van 2.500 vellen, en met ruimte voor een derde optionele cassette. Via een koppelstuk komt de papierbaan op de juiste hoogte en wordt het papier de machine ingevoerd naar het printgedeelte met duplexmogelijkheid.

Vervolgens zijn er interne cassettes met schoonmaakvloeistof voor de printkoppen, en een afvaltank. Na het printen volgt snelle droging, waarna het papier naar de stacker gaat, met opvang van maximaal 5.000 vellen. Daaraan kan een brugunit worden gekoppeld naar een afwerkeenheid, waar sorteren, nieten en perforeren mogelijk is.’

​Voordelen van de Kyocera TASKalfa Pro 15000c

De velleninkjetprinter Kyocera TASKalfa Pro 15000c is bedoeld voor omgevingen waar productiviteit, doorlooptijd en een hoge uptime belangrijk zijn. De machine print tot 150 pagina’s per minuut (75 duplex) in een resolutie van 600x 600 dpi standaard en optioneel tot 600 x 1200 dpi. Hij kan papier verwerken in grammages van 56 tot 360 g/m².

​Belangrijke voordelen van de TASKalfa Pro 15000c zijn:

• Laag energieverbruik: de machine werkt gewoon op 230V (geen krachtstroom) en verbruikt tot 70% minder energie dan een gemiddelde tonermachine. Bovendien is er geen perslucht- of wateraansluiting en afzuiging nodig.
• Lage emissies: omdat de machine geen fuser nodig heeft om toner te fixeren, maar met inkt werkt, vermindert de hoeveelheid Vluchtige Organische Componenten (VOS) aanzienlijk.
• Hoge kleurstabiliteit: de speciaal ontwikkelde gepigmenteerde inkten op waterbasis hebben een breder kleurengamma en een betere kleurontwikkeling dan andere watergebaseerde (dye) of oliegebaseerde inkten.
• Eenvoudig onderhoud: op het papierpad na heeft de machine geen bewegende delen, zodat er maar weinig onderhoud nodig is.

​Over Multi-Post

Multi-Post, in 1985 opgericht door Theo Singerling, vierde in september zijn 40-jarige jubileum. Het bedrijf met hoofdvestiging in Dordrecht en nevenvestigingen in Groningen, Wemmel (België) en op Curaçao, Bonaire en Sint Maarten, heeft verschillende, ondergenoemde kernactiviteiten. Veel van deze activiteiten zijn vergaand specialistisch en gaan gepaard met strenge garantieafspraken en veiligheidseisen, onder meer op het gebied van cybersecurity.

Multi-Post genereerde met deze activiteiten afgelopen boekjaar een geconsolideerde omzet van ruim 26 miljoen euro.

• Hybrid Mail: printen en verpakken van voornamelijk transactionele mail, maar ook het verzorgen van online communicatieoplossingen in dit transactionele domein, als alternatief voor printed mail.
• Postverwerkende apparatuur: belevering aan partijen als ziekenhuizen en gemeenten, die zelf willen printen; het couverteren pakt de klant samen met Multi-Post op, evenals het serviceapparaat bij deze activiteiten.
• Postbusbeheer: Multi-Post haalt fysieke postbussen leeg en scant en categoriseert op kantoor deze post. Vervolgens wordt die informatie gemaild naar de klant, in een administratief systeem geladen en later gearchiveerd of vernietigd.
• Document Solutions: verkoop van officeprinters: van kleine desktopprinters t/m A3-printers. Inclusief service en onderhoud voor de ongeveer 400 klanten.
• Gepersonaliseerde plastic kaarten: productie van bijvoorbeeld de ziektekostenpas en vispas tot toegangsbewijzen; het loopt uiteen van eenvoudige kaarten met naam en logo tot kaarten met een magneetstrip of (RFID) chip, die gevuld worden met data.
• Verkoop van machines voor de productie van deze (slimme) plastic kaarten: als exclusief distributiepartner van fabrikant Entrust verkoopt Multi-Post machines waarmee klanten zelf identificatiepassen zoals creditcards en bankpassen kunnen produceren. Ook deze machines, die vanzelfsprekend een zeer hoge uptime moeten hebben, onderhoudt Multi-Post voor zijn klanten.

​Bezoek kyoceradocumentsolutions.nl voor meer informatie of voor het bestellen van printsamples.

​Foto bovenaan: Paul van Driel, commercieel directeur van de Multi-Post Groep (rechts) en Erik Wolthuis, Productmanager Production Print bij Kyocera Nederland, voor de Multi-Post hoofdvestiging in Dordrecht.

Artikel gepubliceerd in PRINTmatters november 2025
​Tekst: Wim Danhof / Fotografie: Pim Ras