Achtergrond
Olenex is ontstaan uit het partnerschap tussen twee marktleiders, ADM, een van 's werelds grootste voedingsbedrijven voor mens en dier en Wilmar International, dat zich voornamelijk richt op het verbouwen van oliepalmen, het raffineren van eetbare oliën, het malen en raffineren van suiker, speciale vetten, biodiesel en meststoffen.
Olenex werd in 2016 geregistreerd als een volwaardige joint venture met als doel productie, verkoop en distributie van eetbare oliën. Het bedrijf heeft meer dan 380 medewerkers, 13 raffinaderijen en 6 kantoren in Nederland, Groot-Brittannië, Duitsland, Tsjechië, Polen en in Zwitserland waar het hoofdkantoor is gevestigd. Alle grondstoffen worden duurzaam geproduceerd en bieden inheemse arbeiders een veilige omgeving en een eerlijke prijs, zodat ze op een humane manier in hun levensonderhoud kunnen voorzien.
Aanleiding
Olenex en daarvoor Wilmar International waren al tevreden gebruikers van Kyocera printers en multifunctionals toen tijdens de coronapandemie duidelijk werd dat het grotendeels papieren contractproces voor de levering van oliën omslachtig en niet praktisch was. Medewerkers moesten fysiek naar kantoor komen om een contract te printen, te ondertekenen, in te scannen en te mailen naar de klant en daarnaast in Excel een rapportage in te vullen. Waarna dit proces weer opnieuw startte als de klant het contract had ondertekend en terugstuurde.
Er werd advies gevraagd aan een consultant van Kyocera, in eerste instantie om de Excelrapportage in een documentmanagementsysteem te bouwen. Na een inventarisatie werd ervoor gekozen om het hele proces in een DMS te plaatsen. De uitdaging bleek met name te liggen in het verouderde systeem, waarmee het verkoopteam orders plaatst en verwerkt (eigen variant van SAP) en al sinds 1990 in gebruik is. Het systeem speelt een cruciale rol binnen de organisatie, dus stelde onze consultant voor om een oplossing te maken waarbij een documentmanagementsysteem (DMS) werd gekoppeld aan de bestaande verkoopapplicatie.
Oplossing
Door een documentmanagementsysteem te koppelen aan het verkoopsysteem ontstond een gestroomlijnd werkproces waarbij een printopdracht van een contract automatisch wordt opgeslagen in het DMS. Daar worden tegelijkertijd de klantgegevens aan toegevoegd (verkoper, landcode, e-mailadressen). De verkoper ontvangt vervolgens een taak om het ingevoerde contract te controleren.
Door de beperkingen van het verkoopsysteem moet de verkoper zelf een bevestiging sturen naar de klant. Wanneer de klant deze bevestiging terugstuurt kan de verkoper de bijlage wel opslaan in het DMS. Het contract krijgt daarmee de status akkoord, waarna automatisch een intern accorderingsproces start met een digitale handtekening. Daarvoor is VIDSigner geïntegreerd met het DMS. Na ondertekening door het management wordt het getekende exemplaar automatisch door het DMS naar de klant gestuurd.
De nieuwe manier van werken voldoet aan de verwachtingen en is veel sneller, effectiever en, heel belangrijk voor Olenex, duurzamer. Er wordt namelijk aanzienlijk minder geprint en gekopieerd. Alle relevante informatie staat in het verkoopsysteem en gekoppelde DMS inclusief audit trail, waardoor een papieren archief niet meer nodig is.
