Kostenbesparing op kleurenprints door Pro Rato Colour System

Een afgeschreven printerpark bij Woningcorporatie Woonstede is de aanleiding voor een grondige verkenning van de markt van multifunctionals. Met behulp van een uitgebreide rondvraag bij alle aanbieders van de gevestigde merken en een zorgvuldig opgestelde lijst van wensen en eisen wordt een weloverwogen beslissing genomen. Ondanks de tevredenheid met haar oude huismerk zorgen de proactieve houding van ProxiDots en de beste overall-score van KYOCERA dat Woonstede sinds november 2015 print, kopieert en scant met uitsluitend KYOCERA machines.  

Achtergrond

Uit een rijke geschiedenis van diverse woningbouwcorporaties in en om Ede ontstaat na een aantal fusies de Stichting Woonstede. Woonstede heeft een bestand van een kleine 10.000 voornamelijk sociale huurwoningen, gelegen in Ede en omgeving. Op het hoofdkantoor werken zo’n 130 man personeel, verdeeld over de afdelingen Wonen, Vastgoed en stafdiensten. Het onderhoud van de woningen wordt in eigen beheer uitgevoerd. 

Problemen

Eind 2014 lopen de contracten voor de oude multifunctionals ten einde. Voor Woonstede is dit het moment om zich opnieuw te gaan oriënteren op de markt van multifunctionals en aan vier partijen wordt gevraagd offerte uit te brengen. De nieuwe aanbieder moet goed scoren op het gebied van duurzaamheid, Woonstede moet vergaand ontzorgd worden door middel van een hoge servicegraad, er wordt een adviesrol gevraagd met betrekking tot het verder digitaliseren van de organisatie, en uiteraard speelt het kostenmodel ook een belangrijke rol. Doorslaggevend is echter het behoud van het follow-me printen met behulp van het bestaande identificatiesysteem.

Oplossing

Na de ontvangst van alle offertes heeft Woonstede deze beoordeeld aan de hand van een puntensysteem met wegingsfactoren per criterium. De keuze valt uiteindelijk op KYOCERA, niet alleen vanwege het transparante kostenmodel zonder volumeafspraak, maar ook door het gebruik van het Pro Rato Colour System. Hierbij betaalt de gebruiker geen standaardtarief voor een kleurenprint, maar rekent hij het daadwerkelijke kleurverbruik af. Een zeer waardevolle optie die Woonstede een nieuwe mogelijkheid biedt: externe correspondentie wordt compleet met huisstijl en logo geprint, zonder gebruik van drukwerk. KYOCERA levert aan Woonstede eind 2015 in totaal 9 TASKalfa multifunctionals, die worden geplaatst op het hoofdkantoor en bij de kleine nevenvestigingen.

Resultaten

• Substantiële kostenbesparing op lease printerpark
• Besparing op kosten kleurenprints door toepassing Pro Rato Colour System 
• Geen volumeafspraak
• Besparing op extern drukwerk 
• Toepassing van MyQ (follow-me printen), integratie met bestaande identificatiesysteem
• Afname papierverbruik
• Gebruikersvriendelijke user-interface

Interview met Harry Wijnands - Hoofd Informatie bij Woonstede