Drie manieren hoe goed print(er)-management u helpt beter te werken.

Veel mensen dachten dat hardware geleidelijk uit kantoren zou verdwijnen, omdat we steeds meer technologie gebruiken. Maar het tegenovergestelde blijkt waar te zijn. Het groeiende aantal softwareoplossingen vervangt printers en multifunctionals niet, maar heeft ze efficiënter gemaakt.

Dat komt niet alleen doordat de producten verbeterd zijn, maar ook door de implementatie van machinebeheersystemen, zoals bijvoorbeeld KYOCERA Fleet Services (KFS). Met KFS kunnen uw printers proactief en op afstand in de gaten worden gehouden, terwijl dit met soortgelijke oplossingen vooral reactief gebeurde.
Hiervoor gebruikt KFS cloudtechnologie, waardoor er volledige controle is over verschillende kantoren en afdelingen op meerdere locaties.

1. Minder storingen

Als KYOCERA of een erkende partner uw machines beheert, kunnen problemen vrijwel direct opgelost worden zonder dat er een monteur langs hoeft te komen. Vooral voor kleinere organisaties zonder IT-beheerder is dit belangrijk.

Technici van KYOCERA en erkende partners kunnen KFS namelijk gebruiken om op afstand toegang te krijgen tot uw KYOCERA-machines, zodat ze een storing kunnen verhelpen of kunnen bepalen of het nodig is om een monteur te sturen.
Storingen worden daardoor sneller verholpen, zodat u er minder hinder van ondervindt. Een monteur kan immers nooit zo snel ter plaatse zijn om het probleem op te lossen.

Met een oplossing als KFS kan bovendien het gebruik van printers worden bekeken, een mogelijk defect worden voorspeld en hierop worden geanticipeerd. Zo kunnen nieuwe of vervangende orderdelen op tijd worden besteld, zodat u er zeker van bent dat de onderhoudsbeurt snel en soepel verloopt wanneer deze nodig is.

2. Kosten minimaliseren

Voor bedrijven die efficiënter willen werken, kan dit veel voordelen hebben. Een belangrijk aspect hierbij is dat u met deze technologie snel en makkelijk onnodige kosten voorkomt. Het is duidelijk hoe een dergelijke investering zichzelf terugverdient; bedenk maar eens wat het kost om een monteur te laten komen.

En dan hebben we het nog niet eens over de dagelijkse afdrukkosten. ImageOne heeft aangetoond dat u uw hardwarekosten met 25% tot 60% kunt verlagen door een oplossing voor afdrukbeheer te implementeren. 15% van die vermindering is te danken aan het feit dat er minder afdrukken wordt verspild. Door een oplossing voor afdrukbeheer, zoals MyQ of PaperCut in combinatie met KFS te implementeren, hebben gebruikers en IT-beheerders de volledige controle over wat ze wel en niet afdrukken. Met KFS kunnen deze oplossingen zelfs in één keer voor alle machines worden geïnstallleerd. Zo bespaart u niet alleen kosten, maar ook flink wat tijd.

De softwareoplossingen van KYOCERA zorgen dat u optimaal gebruikmaakt van uw printers en multifunctionals – de kosten voor afzonderlijke gebruikers of afdelingen worden geoptimaliseerd, de productiviteit van al uw printers kan worden geanalyseerd, op verschillende verdiepingen en in verschillende gebouwen en kantoren. Ook als u machines van meerdere fabrikanten gebruikt, kunnen KFS, MyQ of PaperCut gewoon worden geïnstalleerd op deze multifunctionals.

3. Slimme verbruiksvoorspellingen

KFS wordt ook gebruikt om de status van uw printers en de bijbehorende verbruiksartikelen zoals toner te monitoren. Hierdoor kan worden voorspeld wanneer u nieuwe inkt of toners nodig hebt en kunnen deze op tijd worden geleverd zodat u geen ongewenste stilstand heeft.

Met de juiste tools wordt alles ruim op tijd geregeld en opgelost.