Dealerholding met ingewikkelde scanprocessen

Deze dealerholding is actief in Midden-, Oost-, en Noord-Nederland. Zij vertegenwoordigen 13 automerken in het volume- en premium segment. Daarnaast heeft deze organisatie meer dan 10 schadeherstelbedrijven en leveren zij aanvullende dienstverlening op het gebied van mobiliteit zoals autoverhuur, wagenparkbeheer, bedrijfswageninrichting, financieringen en verzekeringen. Het bedrijf heeft ongeveer 1400 medewerkers.

Aanleiding

Bij de meer dan 80 vestigingen worden meerdere automerken verkocht. Elke vestiging gebruikte een eigen adresboek met e-mailadressen en folders voor diverse documenten. Om documenten te kunnen scannen gebruikte iedere vestiging één of meerdere scantemplates. De lijst van mogelijke bestemmingen werd per vestiging of per template bijgehouden. Het beheren van deze scantemplates was ingewikkeld en tijdrovend. Vestigingen vroegen bovendien regelmatig om een aanpassing van hun lijst in verband met bijvoorbeeld wijzigingen in het personeelsbestand. Dit kostte het IT-team veel tijd door de complexiteit van de implementatie.

Deze klant was al jaren een tevreden gebruiker van Kyocera multifunctionals en printers met Autostore software. Na wijzigingen in de licentiestructuur van Autostore en specifieke wensen van de klant om processen aan te passen bleek dat er te weinig flexibiliteit mogelijk was om tegemoet te komen aan de huidige en toekomstige wensen van de klant.

Oplossing

Na een uitgebreide inventarisatie concludeerde onze consultant dat een systeem dat scanprocessen definieert en beschikbaar stelt aan alle vestigingen dé oplossing voor hun uitdaging was. Het systeem moest makkelijker en sneller te configureren zijn dan hun huidige systeem en kunnen integreren en synchroniseren met Active Directory, WebDAV en Autoline.

Samen met ScannerVision ontwikkelden wij een maatwerkoplossing die het beheer, de implementatie en eventuele uitbreiding van scantemplates voor het IT-team van deze klant aanzienlijk vereenvoudigden. Na een succesvolle Proof of Concept was onze klant overtuigd van de kracht van onze oplossing en werd deze geïmplementeerd.

Wij reduceerden het aantal templates tot zes, waardoor het dagelijkse beheer veel eenvoudiger is en dus aanzienlijk minder tijd in beslag neemt. Met deze set templates kan men alle 80 huidige locaties bedienen en desgewenst in de toekomst nog veel meer vestigingen, zonder aanpassingen aan de templates te hoeven doen. Het toevoegen van een MFP of het veranderen van een IP-adres gaat nu ook veel sneller en eenvoudiger omdat dit verder geen invloed heeft op de scantemplates.

De lijst met e-mailadressen werd gesynchroniseerd met de Active Directory van de klant, waardoor het toevoegen of verwijderen van een medewerker voortaan automatisch gaat. Eventuele externe e-mailadressen kunnen in een Wordbestand toegevoegd worden.

Het IT-team besteedt veel minder tijd aan scangerelateerde zaken en kan zich voortaan focussen op andere belangrijke bedrijfsprocessen.