Meer tijd voor contact met cliënten.

Stichting Interzorg Noord-Nederland streeft naar het stroomlijnen van de printomgeving. In de evaluatiefase kwamen we beiden tot de conclusie dat het proces kon worden voortgezet en dat kon worden gekeken naar de interne processen aangaande documentwerkstromen in combinatie met de veiligheidsoptimalisatie. KYOCERA Document Solutions is erin geslaagd de juiste individuele oplossing voor elk onderdeel van het huidige proces te leveren en samen met Stichting Interzorg Noord Nederland werd er zo personeelstijd vrijgemaakt, zodat er meer tijd kan worden besteed aan de cliënten.  

Achtergrond

De gezondheidssector wordt gekenmerkt door krappe budgetten. Daarbij is de nood aan persoonlijk, professioneel contact met cliënten en een grotere vertrouwelijkheid is hoog. Stichting Interzorg Noord-Nederland is een leidende non-profit gezondheidszorgorganisatie met ongeveer 800 cliënten. Het bedrijf is gevestigd in het noordelijke deel van Nederland en voorziet op negen locaties in Drenthe en omgeving in woningen, zorg, behandelingen en andere zorgactiviteiten voor ouderen.

Met ongeveer 1.400 betaalde werknemers en 1.000 vrijwilligers, die allemaal op een verschillend niveau toegang tot de IT- en documentomgeving moeten hebben, zocht Interzorg Noord-Nederland naar een effectieve manier om de administratieve kosten te minimaliseren door met één contract voor alle apparaten te werken. Ook waren ze op zoek naar een effectievere toegangscontrolesystemen. Tegelijkertijd was de wens aanwezig een geïntegreerde documentoplossing voor de hardware en software te ontwikkelen die kosten en tijd bespaart en de documentwerkstroom verbetert.

Problemen

Er bestonden meerdere uitdagingen voor Stichting Interzorg Noord-Nederland. De eerste was dat een van hun huidige oplossingen niet helemaal overeenkwam met de aanwezige veiligheidsnormen. Betaalde werknemers en vrijwilligers maakten tijdens werktijd gebruik van multifunctionele producten, maar het was vanuit een kostenperspectief niet mogelijk om iedereen, vanuit veiligheids- en administratief oogpunt, een eigen toegangskaart te verstrekken. Een pincode voor een groep gebruikers, waarbij er tegelijkertijd van individuele toegangskaarten gebruikt werd gemaakt, was binnen het bestaande systeem niet realiseerbaar.

Een tweede uitdaging was dat de bestaande softwareoplossingen niet op maat waren gemaakt en niet waren geïntegreerd. De beide onafhankelijke omgevingen moesten worden gecombineerd, om het werkstroomproces van de dagelijkse activiteiten te ondersteunen. Deze twee factoren zorgden ervoor dat de medewerkers van Interzorg Noord-Nederland minder tijd met de cliënt konden doorbrengen, waardoor het algemene niveau van cliëntenzorg onder druk kwam te staan.

Oplossing

KYOCERA Document Solutions was in staat de problemen van de klant op te lossen met behulp van een aantal oplossingen. Ten eerste voorzagen we in één pincode die kan worden gebruikt door meerdere personen in een groep in een bepaald tijdsbestek. Dit werd bereikt door een unieke oplossing die door Stichting Interzorg Noord-Nederland als uiterst gebruiksvriendelijk is ervaren.

Alle multifunctionele producten werden geconfigureerd middels de MyQ-oplossing.

Ten tweede konden we met behulp van de MyQ-printoplossing een organisatiebreed, uniform systeem produceren waarop gebruikers kunnen inloggen en documenten kunnen printen, inclusief toezicht op afstand en toolbeheer.

Ten derde hebben we het voor de werknemers mogelijk gemaakt hun documenten rechtstreeks in te scannen in het elektronisch cliëntendossier genaamd Residentweb. Hierdoor is het proces en de werkstroom geoptimaliseerd middels het gebruik van middleware scansoftware van Scannervision.

Resultaten

• Lagere operationele kosten doordat alles in één contract is opgenomen
• Een veiligheidsoplossing waarmee op afstand het systeem te allen tijde kan worden beheerd
• Documentwerkstromen worden gestroomlijnd door het verminderen van e-mails en het delen van bestanden op het netwerk
• Documentwerkstromen worden gestroomlijnd doordat de documenten rechtstreeks in de elektronische cliëntendossiers worden geüpload
• Het scanproces bevat een OCR-functie die werknemers ondersteunt bij het zoeken en opvragen van gegevens
• Meer direct contact met cliënten, waardoor de cliënttevredenheid toeneemt

Interview met Grietina van der Haak - CIO Stichting Interzorg Noord-Nederland