Managed Document Services
Meer controle, minder kosten.
Wat Managed Document Services (MDS) voor uw organisatie kan betekenen
MDS optimaliseert het hele documentproces; van vastlegging tot archivering, van workflows tot beveiliging en de ecologische voetafdruk. Deze holistische benadering is geschikt voor elke organisatie.
Met de print- en documentbeheeroplossingen kunt u slimmer werken en de dagelijkse productiviteit flink verbeteren.
Onze ervaring is dat MDS uw kosten met ongeveer 30% kan verlagen. Het gaat dus om een aanzienlijk bedrag.
Hogere productiviteit
Door uw totale documentmanagement te stroomlijnen en processen te automatiseren wordt er minder tijd verspild aan routinematig werk. Door uw printers en multifunctionals op afstand te laten monitoren en beheren neemt de druk op uw IT-afdeling af, zodat zij weer tijd hebben voor andere belangrijker taken die anders blijven liggen.
Inzicht in uw totale outputomgeving
Als u naast printers van KYOCERA ook machines van andere merken in uw organisatie gebruikt, zorgen wij ervoor dat u daar ook inzicht in krijgt.
Wij adviseren u graag over oplossingen voor digitalisering, procesoptimalisatie en beveiliging in een gemixte omgeving. Zo heeft u één aanspreekpunt voor alle documentgerelateerde zaken.
In 5 stappen naar een gestroomlijnd bedrijf
Het MDS-traject wordt op maat gemaakt, zodat het precies past bij uw bedrijf.
KYOCERA MDS werkt met alle printers en multifunctionals van elk merk. De grootte van uw organisatie, het aantal locaties en of u veel of weinig printers heeft is niet van belang.
Stap 1: Evaluatie
Wij verzamelen gegevens om inzicht te krijgen. Daarvoor bekijken wij uw printers en printvolumes. Ook het energieverbruik en financiële zaken worden hierbij meegenomen.
Alle punten die zorgen voor verspilling en verlaging van de productiviteit worden geïnventariseerd. Zo kunnen wij ook praten ook met uw medewerkers over hun gebruikservaringen.
Met een document output assessment krijgt u inzicht in:
- Uw complete printomgeving (printers en multifunctionals)
- Het gebruik en aantal gemaakte afdrukken van elke printer en multifunctional
- De directe en verborgen kosten
Met het op maat gemaakte plan van aanpak weet u gelijk waar u kosten kunt besparen en verbeteringen kunt doorvoeren.
Stap 2: Ontwerp
Tijdens deze fase draait alles om uw organisatie: grootte, budget, prestatievereisten en zwakke plekken. Wij maken speciaal voor u een oplossing op maat: de ideale combinatie van hardware, software en procesontwikkeling. Op basis van de resultaten van fase 1 verhogen we uw Return On Investment aanzienlijk door ons te concentreren op:
- Printers. Welke functionaliteiten en processen zijn er nodig.
- Maatwerkoplossing. Hoe kunnen we uw processen, systeemmonitoring, efficiëntie en documentveiligheid optimaliseren.
Stap 3: Implementatie
Wij begeleiden u tijdens het complete (verander)proces. U krijgt een eigen projectmanager en alle werkzaamheden worden uitgevoerd door gekwalificeerde technici. Wij verzorgen de installatie van hardware, software en training.
Daarbij besteden we veel aandacht aan de gebruikers, waardoor de acceptatie soepel verloopt. Bovendien vergroot dit de productiviteit én tevredenheid van uw medewerkers.
- Voortgangsrapporten
- Installatie van hardware en software
- Ondersteuning van gebruikers en helpdesk
- Logistieke planning op het gewenste tijdstip, zoals bijvoorbeeld buiten kantooruren of in het weekend
- Veilige opslag en verwijdering volgens de wettelijke vereisten
Stap 4: Management
Zodra alles is geïnstalleerd en naar behoren functioneert blijven wij uw documentomgeving beheren, zodat deze optimaal blijft presteren.
- Service en onderhoud voorkomt storingen
- Onze IT-professionals monitoren en beheren uw printomgeving op afstand en op locatie
- Managementrapporten geven u volledig inzicht in de prestaties
Stap 5: Optimalisatie
Uw organisatie verandert continu. Daarom houden we toezicht op uw printers en processen om mogelijkheden te ontdekken die geld besparen of prestaties verbeteren. Bovendien kunt u zien of wij de overeengekomen doelstellingen realiseren.
- Meetbare voordelen door uptime- en optimalisatieanalyses
- Uw outputomgeving is altijd perfect afgestemd op uw eisen
- Analyse van uw energieverbruik, zodat uw duurzaamheidsdoelen worden gehaald
