Privacyverklaring KYOCERA Fleet Services

Deze privacyverklaring (‘Verklaring’) is van toepassing op de KYOCERA Document Solutions-onderneming in het land waar uw bedrijf KYOCERA Fleet Services (‘KFS’) gebruikt. Als KYOCERA Document Solutions niet is gevestigd in het land waar uw bedrijf KFS gebruikt, is deze Verklaring van toepassing op KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. Een lijst met de toepasselijke KYOCERA Document Solutions-bedrijven vindt u onder het kopje 'Uw rechten uitoefenen en contact met ons opnemen'.

Deze Verklaring is van toepassing op het verzamelen van persoonsgegevens door Kyocera Document Solutions met betrekking tot KYOCERA Fleet Services.

U kunt deze verklaring hieronder in pdf-formaat downloaden:

Introductie

KYOCERA Fleet Services is een krachtige, webgebaseerde service voor het uitvoeren van apparaatbeheer en onderhoud van de vloot van een bedrijf op afstand. KYOCERA Fleet Services stelt bedrijven en hun service-medewerkers in staat om de status van apparaten in het machinepark te bekijken, problemen snel en gemakkelijk vast te stellen en daarop te reageren en belangrijke onderhoudstaken uit te voeren. En dit alles vanaf elke locatie.

In deze Verklaring geven wij een toelichting over het volgende:

• Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken;
• De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Met wie wij uw  persoonsgegevens delen;
• Naar welke landen wij uw persoonsgegevens versturen;
• Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren;
• Welke technische en organisatorische maatregelen wij hebben getroffen;
• Wat uw wettelijke rechten zijn met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ons;
  
• Hoe u contact met ons kunt opnemen en overige belangrijke informatie. 

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens (doel)?

A. Factuur- en voorraadbeheer. Tellerinformatie van de machines van uw bedrijf wordt gedeeld met het oog op facturering en voorraadbeheer.

B. Beheer van gebruikersaccounts. Uw bedrijf heeft ons mogelijk direct of indirect uw naam en e-mailadres verstrekt, zodat we een gebruikersaccount voor u kunnen instellen en beheren. Houd er rekening mee dat we deze service als bewerker aanbieden onder onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, beschikbaar op www.kyoceradocumentenolutions.nl.

C. Machinebeheer. Configuratie en onderhoud van de machine, beveiligingsinstellingen, activabeheer, algemene administratieve taken (zoals het toevoegen en verwijderen van machines). Houd er rekening mee dat we deze service als bewerker aanbieden onder onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, beschikbaar op www.kyoceradocumentenolutions.nl.

D. Toegang op afstand. In afzonderlijke gevallen en nadat de gebruiker dit specifiek heeft aanvaard, worden logbestanden met machinegegevens aangemaakt en naar de KFS-server verzonden en gebruikt voor onderhoud op afstand van het desbetreffende machine. Houd er rekening mee dat we deze service als bewerker aanbieden onder onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, beschikbaar op www.kyoceradocumentenolutions.nl.

E. Kwaliteitsverbetering. Machinegevens, inclusief IP-adres en serienummer van de machine, worden gebruikt voor het verbeteren van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de machine en verbruiksartikelen en de schaalbaarheid van het systeem en het netwerk.

Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor de onder A en E genoemde doeleinden is dat wij een gerechtvaardigd bedrijfsbelang daartoe hebben. Dit is de reden:

• Voor doel (A) hebben we een legitiem belang om een contactpersoon beschikbaar te hebben voor facturering en voorraadbeheer.
• Voor doel (E) moeten we de betrouwbaarheid, kwaliteit en prestaties van het systeem en de Kyocera-machines van de klant kunnen beoordelen en verbeteren.
• Voor doeleinden B - D treden wij namens u op als bewerker onder onze Algemene voorwaarden voor gegevensverwerking, beschikbaar op www.kyoceradocumentenolutions.nl.
  

Wij hebben uw fundamentele rechten en vrijheden en onze gerechtvaardigde zakelijke belangen zorgvuldig beoordeeld en wij houden voortdurend in het oog of er sprake van evenwicht blijft. Mocht u echter bezwaar willen maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang, verwijzen wij u naar ‘Uw rechten’ hieronder.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden alleen gedeeld met:

• Kyocera Document Solutions Europe Management B.V. (Nederland) ten behoeve van gebruikersaccountbeheer en kwaliteitsverbetering;
• Kyocera Document Solutions Inc. (Japan) ten behoeve van kwaliteitsverbetering en beheer van de hosting van het KFS-platform en de gegevens;
• De externe KFS-hostingprovider in Nederland (Microsoft Azure-regio West-Europa);
• De externe dienstverlener ten behoeve van kwaliteitsverbetering van Kyocera- producten en -diensten;
• Voor zover wij op grond van wet- of regelgeving of een rechterlijk bevel verplicht zijn om uw persoonsgegevens bekend te maken, is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens overeenkomstig de wet- en regelgeving of een rechterlijk bevel moeten delen.
  

Internationale doorgifte

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een groepsmaatschappij of een derde die buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte is gevestigd. Indien dat land volgens de Europese Commissie geen passend beschermingsniveau biedt krachtens de nationale wet, waarborgen wij dit passende beschermingsniveau door overeenstemming te bereiken over extra passende beveiligingsmaatregelen met die groepsmaatschappij of derde door middel van de door de Europese Commissie vastgestelde Standaard Modelbepalingen inzake Gegevensbescherming.

Wanneer wij gebruikmaken van dienstverleners uit de VS heeft die dienstverlener zich aangemeld voor de lijst van het EU-VS-privacyschild en op basis van een eigen verklaring ingeschreven bij het Amerikaanse ministerie van Handel.

Daarnaast kunnen wij u expliciet toestemming vragen voor de voorgestelde doorgifte. U kunt een kopie aanvragen van de Standaard Modelbepalingen inzake Gegevensbescherming door ons een e-mail te sturen met daarin de reden voor uw verzoek.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Waar mogelijk hebben wij specifieke bewaartermijnen vastgesteld voor het bewaren van uw persoonsgegevens. Deze specifieke bewaartermijnen zijn hieronder vermeld en anders stellen wij u daarvan in kennis zodra of voordat wij aanvangen met de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien het niet mogelijk is de vastgestelde bewaartermijnen aan te houden, hebben wij hieronder de criteria vermeld op grond waarvan wij de bewaartermijnen vaststellen.

Specifieke bewaartermijnen

Doel (A) Gebruikersaccountbeheer. We bewaren uw persoonsgegevens met betrekking tot uw gebruikersaccount zolang u een actief gebruikersaccount bij ons hebt. Inactieve gebruikersaccounts worden één jaar na het laatste gebruik verwijderd. U bent van onze kant niet verplicht uw account in te stellen; als u niet binnen 30 dagen na het aanmaken van het account voor de eerste keer inlogt, zullen we het wissen. U kunt ons altijd vragen om uw gebruikersaccount te verwijderen. In dat geval zullen we uw gebruikersaccount binnen 30 dagen na uw verzoek wissen.

Doel (B) Facturerings- en voorraadbeheer. Alle (persoons)gegevens met betrekking tot dit doel wordt bewaard voor een periode van 6 jaar (bedrijfsinformatie) of 10 jaar (boekhoudkundige informatie).

Doel (C en D) machinebeheer en toegang op afstand. We zullen de machinelogbestanden één jaar na creatie verwijderen. Wanneer de onderhoudsmonteur het adresboek van de machine tegenkomt tijdens een onderhoudssessie op afstand, wordt er geen informatie uit het adresboek opgeslagen.

Criteria voor het vaststellen van bewaartermijnen

In andere gevallen stellen wij op basis van de volgende criteria de toepasselijke bewaartermijnen vast:

• De beoordeling van uw fundamentele rechten en vrijheden;
• Het/de doel(en) van de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het/de doel(en) van de verzameling;
• Eventuele industriepraktijken of gedragscodes betreffende het bewaren van persoonsgegevens;
• Het risiconiveau en de kosten die met het (juist en actueel) houden van uw persoonsgegevens zijn verbonden;
• Of wij een rechtsgrondslag hebben voor het bewaren van uw persoonsgegevens;
• De aard, omvang en context van de verwerking van uw persoonsgegevens en onze relatie met u;
• Overige relevante omstandigheden die van toepassing kunnen zijn.

Wij bewaren uw persoonsgegevens in ieder geval in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorwaarden en wij zullen de persoonsgegevens die wij bewaren regelmatig evalueren.

Welke technische en organisatorische maatregelen hebben wij getroffen?

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer ernstig en wij spannen ons redelijkerwijs in om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, diefstal, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.

In onze voortdurende inspanningen om excellentie in beveiliging te bereiken, hebben alle Kyocera Document Solutions-bedrijven die in deze verklaring worden genoemd de ISO/IEC 27001-certificering voor Information Security Management System verkregen. Bovendien heeft Kyocera Document Solutions Inc. specifiek voor de KFS-service de ISO/IEC 27017-certificering verkregen, die zorgt voor aanvullende informatiebeveiligingscontroles die van toepassing zijn op de levering van KFS.

Uw rechten

U heeft bepaalde wettelijke rechten waarvan wij u op de hoogte willen brengen.

Toegang. U heeft het recht om in kennis te worden gesteld over of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken en over bijbehorende inlichtingen over die verwerking.

Rectificatie. U heeft het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging door ons te laten rectificeren of aanvullen. Indien u een account bij ons heeft aangemaakt, kunt u uw persoonsgegevens zelf rectificeren of aanvullen.

Het recht om vergeten te worden. U heeft het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging door ons te laten verwijderen. Dit recht geldt alleen bij bepaalde redenen, bijvoorbeeld indien u uw toestemming heeft ingetrokken of indien u bezwaar maakt en er voor ons geen zwaarwegende redenen bestaan om de verwerking voort te zetten. Indien u bij ons een account heeft, heeft u in veel gevallen de mogelijkheid om uw account zelf te verwijderen. In dat geval worden al uw persoonsgegevens definitief verwijderd.

Beperking van verwerking. U heeft het recht om te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van specifieke redenen te beperken. Te weten (1) het moment waarop wij de juistheid van uw persoonsgegevens op uw verzoek kunnen controleren; (2) in plaats van verwijdering van onrechtmatige verwerking, verzoekt u om beperkt gebruik; (3) u heeft persoonsgegevens voor een juridische procedure nodig; of (4) wij beoordelen of onze gerechtvaardigde redenen zwaarder wegen dan uw bezwaar tegen de verwerking.

Recht om bezwaar te maken. U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking door ons van uw persoonsgegevens indien bedoelde verwerking (1) is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (waaronder het maken van een profiel door ons op grond van uw toestemming); (2) voor directe marketingdoeleinden plaatsvindt; of (3) noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag die aan ons is opgedragen. Wij staken de verwerking van uw persoonsgegevens naar aanleiding van uw bezwaar, tenzij wij aantonen dat er sprake is van dwingende gerechtvaardigde belangen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien wij uw persoonsgegevens nodig hebben voor een juridische procedure.

Overdraagbaarheid van gegevens. Wij moeten u informeren over uw recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen zodat u die persoonsgegevens aan een andere dienstverlener kunt doorgeven. Voor KFS betekent dit dat wij op uw verzoek uw persoonsgegevens aan u verstrekken die aan uw gebruikersaccount zijn gekoppeld. Dit omvat geen gegevens over uw apparaat en gegevens die aan ons in een logbestand zijn doorgegeven.

Intrekken van toestemming. Indien u aan ons uw persoonsgegevens heeft verstrekt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om bedoelde toestemming op elk moment in te trekken. U kunt dat doen door u voor de dienst waarvoor u zich heeft aangemeld, indien van toepassing, uit te schrijven. U kunt dit ook doen door ons een e-mail te sturen naar het toepasselijke e-mailadres zoals hieronder vermeld. Vervolgens verwijderen wij uw persoonsgegevens definitief uit onze database.

Indienen van een klacht. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder, met name in het land waar u woonachtig bent, over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

Uitoefening van uw rechten en contact met ons

Kyocera beschikt over een netwerk van privacyfunctionarissen, waaronder een functionaris voor gegevensbescherming, bij wie u terecht kunt met uw vragen. Indien u een van uw rechten wenst uit te oefenen of indien u een vraag over dit document heeft, wordt u verzocht contact met ons op te nemen door een e-mail of een brief te sturen naar het onderstaande adres:

KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.
T.a.v.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e-mail: privacy@dnl.kyocera.com

Wij wijzen u erop dat wanneer u uw rechten wilt uitoefenen, wij u kunnen vragen om een aanvraagformulier in te vullen. Vervolgens stellen wij u op de hoogte van de wijze waarop wij uw verzoek in behandeling nemen. Het uitoefenen van uw recht is kosteloos en wij zijn vastbesloten om uw verzoek zo snel mogelijk in behandeling te nemen.

Wijzigingen aan dit document

Als wij dit document wijzigen, publiceren wij het op onze website met een nieuwe publicatiedatum en, indien van toepassing, stellen wij u via uw gebruikersaccount in kennis van het gewijzigde document.

België
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e-mail: privacy@dbe.kyocera.com

Denemarken
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e-mail: privacy@ddk.kyocera.com

Spanje
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e-mail: privacy@des.kyocera.com

Frankrijk
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e-mail: privacy@dfr.kyocera.com

Portugal
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.

Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e-mail: privacy@dpt.kyocera.com

Zweden
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e-mail: privacy@dnr.kyocera.com

Turkije
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e-mail: privacy@deu.kyocera.com

Tjechische Republiek
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e-mail: privacy@deu.kyocera.com

Duitsland
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e-mail: datenschutz@dde.kyocera.com

Finland
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e-mail: privacy@dfi.kyocera.com

Italië
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e-mail: privacy@dit.kyocera.com

Oostenrijk
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e-mail: privacy@dat.kyocera.com

Rusland
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e-mail: privacy@deu.kyocera.com

Zuid-Afrika
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e-mail: privacy@deu.kyocera.com

Verenigd Koninkrijk
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e-mail: privacy@duk.kyocera.com