Online Privacyverklaring

Deze Online Privacyverklaring (hierna “Verklaring”) is van toepassing op onze vennootschap: KYOCERA Document Solutions Nederland B.V., gevestigd te Beechavenue 25, 1119 RA Schiphol-Rijk, Nederland.

Deze Verklaring is van toepassing op het verzamelen van persoonsgegevens door KYOCERA Document Solutions Nederland B.V. via de websites en portalen van KYOCERA waarop deze Verklaring is gepubliceerd.

Introductie

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij door middel van cookies en aanverwante technologieën bepaalde gegevens over uw gebruik van de website.

U kunt er ook voor kiezen om uw persoonsgegevens te verstrekken in verschillende situaties of wanneer wij uw persoonsgegevens via iemand anders ontvangen (bijvoorbeeld van uw werkgever). U kunt zich bijvoorbeeld inschrijven voor onze witboeken/nieuwsbrieven, een van onze evenementen of promoties of u kunt zich aanmelden bij ons partnerportaal of voor een online enquête of via e-mail of telefonisch contact met ons opnemen.

In deze Verklaring geven wij een toelichting over het volgende:

• Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens
• De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens
• Met wie wij uw persoonsgegevens delen
• Naar welke landen wij uw persoonsgegevens versturen
• Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren
• Wat uw wettelijke rechten zijn met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ons
• Hoe u contact met ons kunt opnemen en overige belangrijke informatie

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens (doel)?

A. Aanmelding voor een evenement.
Indien u zich via onze website aanmeldt voor een van onze evenementen gebruiken wij uw gegevens voor de aanmelding van het evenement en om uw voorkeuren op te slaan, zoals maaltijdvoorkeuren. Wij delen uw persoonsgegevens met onze evenementenbeheerpartners om voor het desbetreffende evenement de nodige regelingen te treffen.

B. Marketing. Wij kunnen uw gegevens gebruiken voor de volgende marketingdoeleinden:

1.     Indien u een partner of klant van KYOCERA bent, kunnen wij contact met u opnemen voor de promotie van soortgelijke producten en diensten van ons. U kunt zich eenvoudig voor deze dienst afmelden via de afmeldknop in de e-mail.

2.     Wanneer u uw gegevens aan ons verstrekt voor de ontvangst van witboeken/nieuwsbrieven per e-mail, gebruiken wij uw gegevens om deze witboeken/nieuwsbrieven aan u toe te sturen. U kunt zich eenvoudig voor deze dienst afmelden via de afmeldknop in de e-mail.

3.     Wij tonen op onze website geen online reclame van derden, maar wij kunnen op websites van derden reclame maken voor onze producten en diensten krachtens het
privacybeleid/cookieverklaring van deze websites van derden.

Uw persoonsgegevens worden veilig opgeslagen bij Amazon Web Services (AWS).

C. Website-/Portaalregistratie. U kunt zich registreren op onze website waar deze Verklaring is gepubliceerd om de content te bekijken en/of zaken met ons te doen. Voor de verwerking van uw registratie en het leveren van de opgevraagde content verwerkt KYOCERA uw naam, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres en de functienaam van u of uw werkgever.

D. Online enquêtes. Wij vragen geregeld aan deelnemers van evenementen om een enquête in te vullen op basis waarvan wij onze producten en diensten kunnen verbeteren. In een dergelijk geval delen wij uw contactgegevens met onze enquêtepartner.

E. Contact met u. Wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld met een van de contactformulieren op onze website, of wanneer wij zaken met elkaar doen, gebruiken wij uw persoonsgegevens om op uw vragen te reageren, bijvoorbeeld door u ondersteuning te bieden met betrekking tot onze producten en diensten.

F. Fraudepreventie en beveiliging van onze producten en diensten. In het kader van fraudepreventie en de beveiliging van onze producten en diensten, kunnen wij uw gegevens gebruiken.

G. Opname van telefoongesprekken. Wanneer u ons belt, kunnen wij het gesprek opnemen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden en voor fraudepreventie. Wij stellen u vooraf in kennis als het gesprek daadwerkelijk wordt opgenomen.

H. Verbetering van uw ervaring op onze website. Wij gebruiken persoonsgegevens voor de evaluatie van het gebruik op onze websites, producten en diensten, ter verbetering van uw ervaring op onze websites.

I. Juridische doeleinden. Het kan zijn dat wij uw gegevens nodig hebben om juridische
vorderingen af te handelen of om aan toepasselijke wettelijke plichten of verzoeken van rechtshandhavingsinstanties te voldoen.

Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

1. Toestemming. Voor marketingactiviteiten onder doel (B) onder (ii) en (iii) vragen wij uw toestemming. U kunt uw toestemming hier op elk moment intrekken en uw Cookievoorkeuren hier beheren.

Voor doel (G) is vereist dat wij onze prestaties kunnen evalueren zodat wij onze producten, diensten en communicatie kunnen verbeteren.

2. Uitvoering van een contract of maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een contract. Voor doel (A) is vereist dat wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken voor de inschrijving voor het desbetreffende evenement en voor het beheer van het evenement op basis van uw voorkeuren.

Voor doel (C) is het absoluut noodzakelijk voor de relatie met de zakenpartner dat een contactpersoon van de zakenpartner de account beheert. U heeft rechtstreeks aan ons uw persoonsgegevens verstrekt of mogelijk heeft uw onderneming dat gedaan.

Voor doel (E) is uiteraard vereist dat wij uw verzoek kunnen beantwoorden en de benodigde ondersteuning kunnen bieden met betrekking tot onze producten en diensten.

3. Gerechtvaardigd bedrijfsbelang. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor de onder A – H genoemde doeleinden is dat wij een gerechtvaardigd bedrijfsbelang daartoe hebben. Dit is de reden:

• Vanwege de marketingactiviteiten onder doel (B) onder (i) hebben wij een gerechtvaardigd belang om contact met u op te nemen. Indien u een product of dienst bij ons heeft besteld, is het in ons gerechtvaardigd belang dat wij u kunnen informeren over soortgelijke producten en diensten.
• Voor doel (D) is het voor ons van belang dat wij feedback kunnen ontvangen over onze producten en diensten. Indien u niet wenst deel te nemen, gebruiken we voor dit doel uw persoonsgegevens niet. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Voor doel (F) is vereist dat wij waar nodig fraude kunnen voorkomen en bestrijden.
• Voor doel (G) en (H) is vereist dat wij onze prestaties moeten kunnen evalueren zodat wij onze producten, diensten en communicatie kunnen verbeteren.

Wij hebben uw fundamentele rechten en vrijheden en onze gerechtvaardigde zakelijke belangen zorgvuldig beoordeeld en wij houden voortdurend in het oog of er sprake van evenwicht blijft. Mocht u echter bezwaar willen maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang, verwijzen wij u naar ‘Uw rechten’ hieronder.

4. Naleving van wettelijke verplichtingen. Voor doel (I) zijn wij mogelijk verplicht om uw persoonsgegevens te delen voor de afhandeling van juridische vorderingen, om aan toepasselijke wettelijke plichten of aan verzoeken van rechtshandhavingsinstanties te voldoen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. is in de hele wereld actief en in verschillende landen worden verschillende activiteiten uitgevoerd. Daarom delen wij mogelijk uw persoonsgegevens met de groepsmaatschappijen die een dienst voor KYOCERA Document Solutions Europe B.V. verlenen. Een lijst met onze Europese dochterondernemingen vindt u hier.

Het hoofdkantoor, KYOCERA Document Solutions Inc., is gevestigd in Japan.

Voor het marketingdoel onder (B) delen wij uw persoonsgegevens met onze groepsmaatschappij die in uw land is gevestigd.

Wij maken tevens gebruik van vertrouwde externe agenten, leveranciers en opdrachtnemers voor het verrichten van bepaalde diensten voor ons in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals dienstverleners op het gebied van hosting en communicatie.

Voor zover wij op grond van wet- of regelgeving of een rechterlijk bevel verplicht zijn om uw persoonsgegevens bekend te maken, is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens overeenkomstig de wet- en regelgeving of een rechterlijk bevel moeten delen.

Internationale doorgifte

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een groepsmaatschappij of een derde die buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte is gevestigd. Indien dat land volgens de Europese Commissie geen passend beschermingsniveau biedt krachtens de nationale wet, waarborgen wij dit passende beschermingsniveau door overeenstemming te bereiken over extra passende beveiligingsmaatregelen met die groepsmaatschappij of derde door middel van de door de Europese Commissie vastgestelde Standaard Modelbepalingen inzake Gegevensbescherming.

Daarnaast kunnen wij u expliciet toestemming vragen voor de voorgestelde doorgifte. U kunt een kopie aanvragen van de Standaard Modelbepalingen inzake Gegevensbescherming door ons een e-mail te sturen met daarin de reden voor uw verzoek.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Waar mogelijk hebben wij specifieke bewaartermijnen vastgesteld voor het bewaren van uw persoonsgegevens. Deze specifieke bewaartermijnen zijn hieronder vermeld en anders stellen wij u daarvan in kennis zodra of voordat wij aanvangen met de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Indien het niet mogelijk is de vastgestelde bewaartermijnen aan te houden, hebben wij hieronder de criteria vastgesteld op grond waarvan wij de bewaartermijnen vaststellen. 

Specifieke Bewaartermijnen

Doel (B) Marketing. Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang u bent ingeschreven of totdat wij onze nieuwsbrieven/witboeken stopzetten, al naar gelang welke eerder is. U kunt zich eenvoudig voor de nieuwsbrief/het witboek afmelden via de afmeldknop in de e-mail. 

Doel (C) Website-/Portaalregistratie. Wanneer u bij ons een account heeft, bewaren wij uw persoonsgegevens zo lang uw account actief is. Wanneer u uw account opzegt, verwijderen wij uw persoonsgegevens zo spoedig mogelijk daarna en in ieder geval binnen 1 maand. 

Purpose (E) Contact. Wanneer wij via e-mail contact met u hebben, bewaren wij uw persoonsgegevens zolang de vraag/zaak loopt en ingeval Nederlandse wetgeving inzake het hebben van een deugdelijke bedrijfsadministratie van toepassing is, bewaren wij uw persoonsgegevens 7 jaar.

Criteria voor het vaststellen van bewaartermijnen

In andere gevallen stellen wij op basis van de volgende criteria de toepasselijke bewaartermijnen vast:

• De beoordeling van uw fundamentele rechten en vrijheden;
• Het/de doel(en) van de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij bewaren uw
  persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het/de doel(en) van de verzameling; 
• Eventuele industriepraktijken of gedragscodes betreffende het bewaren van persoonsgegevens;
• Het risiconiveau en de kosten die met het (juist en actueel) houden van uw
  persoonsgegevens zijn verbonden;
• Of wij een rechtsgrondslag hebben voor het bewaren van uw persoonsgegevens;
• De aard, omvang en context van de verwerking van uw persoonsgegevens en onze
  relatie met u;
• Overige relevante omstandigheden die van toepassing kunnen zijn.
  

Wij bewaren uw persoonsgegevens in ieder geval in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorwaarden en wij zullen de persoonsgegevens die wij bewaren regelmatig evalueren. 

Uw Rechten

U heeft bepaalde wettelijke rechten waarvan wij u op de hoogte willen brengen.

Toegang. U heeft het recht om in kennis te worden gesteld over of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken en over bijbehorende inlichtingen over die verwerking.

Rectificatie. U heeft het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging door ons te laten rectificeren of aanvullen. Indien u een account bij ons heeft aangemaakt, kunt u uw persoonsgegevens zelf rectificeren of aanvullen.

Het recht om vergeten te worden. U heeft het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging door ons te laten verwijderen. Dit recht geldt alleen bij bepaalde redenen, bijvoorbeeld indien u uw toestemming heeft ingetrokken of indien u bewaar maakt en er voor ons geen zwaarwegende redenen bestaan om de verwerking voort te zetten. Indien u bij ons een account heeft, heeft u in veel gevallen de mogelijkheid om uw account zelf te verwijderen. In dat geval worden al uw persoonsgegevens definitief verwijderd.

Beperking van verwerking. U heeft het recht om te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van specifieke redenen te beperken. Te weten (1) het moment waarop wij de juistheid van uw persoonsgegevens op uw verzoek kunnen controleren; (2) in plaats van verwijdering van onrechtmatige verwerking, verzoekt u om beperkt gebruikt; (3) u heeft persoonsgegevens voor een juridische procedure nodig; of (4) wij beoordelen of onze gerechtvaardigde redenen zwaarder wegen dan uw bezwaar tegen de verwerking.

Recht om bezwaar te maken. U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking door ons van uw persoonsgegevens indien bedoelde verwerking (1) is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (waaronder het maken van een profiel door ons op grond van uw toestemming); (2) voor directe marketingdoeleinden plaatsvindt; of (3) noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag die aan ons is opgedragen. Wij staken de verwerking van uw persoonsgegevens naar aanleiding van uw bezwaar, tenzij wij aantonen dat er sprake is van dwingende gerechtvaardigde belangen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien wij uw persoonsgegevens nodig hebben voor een juridische procedure.

Overdraagbaarheid van gegevens. Wij moeten u informeren over uw recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen zodat u die persoonsgegevens aan een andere dienstverlener kunt doorgeven. Voor KFS betekent dit dat wij op uw verzoek uw persoonsgegevens aan u verstrekken die aan uw gebruikersaccount zijn gekoppeld. Dit omvat geen gegevens over uw apparaat en gegevens die aan ons in een logbestand zijn doorgegeven.

Intrekken van toestemming. Indien u aan ons uw persoonsgegevens heeft verstrekt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om bedoelde toestemming op elk moment in te trekken. U kunt dat doen door u voor de dienst waarvoor u zich heeft aangemeld, indien van toepassing, uit te schrijven. U kunt ons daartoe ook een e-mail sturen naar privacy@deu.kyocera.com. Vervolgens verwijderen wij uw persoonsgegevens definitief uit onze database.

Indienen van een klacht. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder, met name in het land waar u woonachtig bent, over de verwerking door ons van uw persoonsgegevens.

Uitoefening van uw rechten en contact met ons

KYOCERA beschikt over een netwerk van privacyfunctionarissen, waaronder een functionaris voor gegevensbescherming, bij wie u terecht kunt met uw vragen. Indien u een van uw rechten wenst uit te oefenen of indien u een vraag over dit document heeft, wordt u verzocht contact met ons op te nemen door een e-mail of een brief te sturen naar het onderstaande adres:

KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.
T.a.v..: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e-mail: privacy@dnl.kyocera.com

Wij wijzen u erop dat wanneer u uw rechten wilt uitoefenen, wij u kunnen vragen om een aanvraagformulier in te vullen. Vervolgens stellen wij u op de hoogte van de wijze waarop wij uw verzoek in behandeling nemen.

Wijzigingen aan dit document

Als wij dit document wijzigen, publiceren wij het op onze website met een nieuwe publicatiedatum en, indien van toepassing, stellen wij u via uw gebruikersaccount in kennis van het gewijzigde document.