Meer inzicht in het onderzoek 'Business Digitalisation in Europe'

Wat onthulde onze studie Business Digitalisation in Europe Outlook 2019

We hebben Michael Powell, Expert Software Product Management bij Kyocera Document Solutions Europe, gevraagd ons zijn perspectief te geven op de resultaten van ons onderzoek.

1. Hoe zou u contentmanagement omschrijven?

Organisaties moeten enorme hoeveelheden gegevens verwerken. Het is belangrijk om u te realiseren dat al deze gegevens een bepaalde waarde hebben. U zou zelfs kunnen zeggen dat gegevens de nieuwe olie zijn. Bedrijven beseffen steeds beter dat ze al deze informatie hebben en dat ze hier ook echte inzichten uit kunnen verkrijgen als ze er beter naar kijken. Daarmee kunnen ze eerdere en huidige bedrijfsactiviteiten analyseren. Toekomstige beslissingen worden daardoor makkelijker. Contentmanagement en documentbeheer spelen hierbij een essentiële rol. Met Document Management Systems kunnen bedrijven extra waarde halen uit de content in hun organisatie.

2. Wat zijn de beste opties voor bedrijven?

Ik zou zeggen: Enterprise Content Management, Document Management Systems en Content Services. Ik ben ervan overtuigd dat hoe meer technologie een organisatie toevoegt, hoe beter de resultaten kunnen zijn. De eerste reden om een contentmanagementsysteem te gebruiken, is dat u uw content er gestructureerd in kunt opslaan in de vorm van een database. Vervolgens kan een bedrijf gaan kijken naar een business intelligence-systeem zoals Document Management Systems of Content Management Solutions. Hiermee kunnen ze meer gegevens verzamelen en een contentbasis creëren die ze kunnen koppelen met aanvullende technologie om nog meer waarde toe te voegen. Meer technologie betekent mogelijk meer resultaten. Bedrijven moeten echter wel beginnen met een strategie waarin ze bepalen wat ze precies willen bereiken. Gewoon maar investeren in een contentmanagementsysteem maakt een bedrijf niet automatisch efficiënter. Er moeten duidelijke doelen worden gesteld.

3. Hoe kunnen deze oplossingen bedrijven helpen om hun uitdagingen aan te gaan?

Alle bedrijven willen geld besparen en efficiënter worden. Daarom is het belangrijk om een organisatie in de arm te nemen die de optimale oplossing kan vinden om de kosten te minimaliseren en de voordelen te maximaliseren. Afhankelijk van het bedrijfsmodel en de behoeften kan de investering gedaan worden middels een kapitaalinvestering of exploitatiekosten. In dat laatste geval betaal u per maand een periodiek bedrag. Het is belangrijk dat u bekend bent met alle opties en dat u een sterke partner zoekt die uw bedrijf helpt om de meest passende oplossing te vinden.

4. Uit het onderzoek 'Business Digitalisation Europe Outlook 2019'van Kyocera Document Solutions Europe blijkt dat 30% van de bedrijven de integratie van een contentmanagementsysteem niet overweegt vanwege een gebrek aan budget. Moeten organisaties wakker geschud worden, zodat ze zien dat deze oplossingen zichzelf terugverdienen?

Ja, zeker weten. Bedrijven moeten zich realiseren dat gewoon maar geld uitgeven aan technologie, ze niet gaat helpen. Maar als de doelen helder zijn, kunnen ze de juiste technologie selecteren om deze te bereiken en zullen de resultaten duidelijk worden. De bedrijfsstrategie en de introductie van technologie moeten altijd op elkaar afgestemd zijn. Dat is het belangrijkste.

5. De integratie van een contentmanagementsysteem is een investering. Op welke manieren kan dit voor bedrijven de kosten dan verlagen?

Een goede dienstverlener zal u alle voordelen uitleggen die zorgen voor kostenbesparing. De kosten die u bespaart op de opslag van papieren documenten, is bijvoorbeeld het vermelden waard. Bedenk ook: tijd is geld. En Content Services en soortgelijke technologieën besparen bedrijven veel tijd door processen efficiënter te maken. Waardevolle arbeidsuren worden efficiënter gebruikt en kantoorruimte krijgt een andere bestemming. Bedrijven worden dus productiever en besparen geld. Organisaties vergeten deze verborgen kosten vaak, terwijl ze wel een grote rol spelen in de keuze voor technologie voor contentmanagement.

6. Zijn er afdelingen die meer voordeel uit deze technologie kunnen halen dan andere?

Meestal zien we dat afdelingen die veel met papier werken het meest gebaat zijn bij deze oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan juridische en financiële afdelingen, logistiek, transport en procurement. Daar wordt vaak veel papier verbruikt.

7. Uit het onderzoek 'Business Digitalisation in Europe Outlook 2019' kwam naar voren dat drie van de zes uitdagingen waar bedrijven mee worstelen, te maken hebben met papier. Kunt u zeggen dat papierloos werken de toekomst is, en dat deze oplossingen daarbij essentieel zijn?

Ik denk dat systemen zoals ECM en DMS een belangrijke rol te spelen hebben, maar veel content wordt in bedrijven nog steeds op papier opgeslagen. De volgende stap voor bedrijven is het digitaliseren van informatie op papier om deze in het bedrijfssysteem te zetten. Pas dan kunnen Content Solutions worden gebruikt, zoals eerder gezegd. Helemaal papierloos werken is helaas nog toekomstmuziek. Zelfs bedrijven die technologisch heel geavanceerd zijn, zoals mobiele netwerkproviders, hebben namelijk klanten die niet zo handig zijn met technologie en de voorkeur geven aan papier.

8. Kleinere bedrijven blijven achter als het gaat om automatisering. Waarom is dat, denkt u?

Ik denk dat daar twee belangrijke redenen voor zijn. Ten eerste is het een kwestie van budget, terwijl gehoste cloudtechnologie en soortgelijke diensten wel steeds toegankelijker worden. Ten tweede, en dit is misschien wel de belangrijkste factor, zijn bedrijven zich er vaak niet bewust van dat ze een probleem hebben. Ze weten niet dat er oplossingen bestaan die hun processen veel makkelijker kunnen maken. Daarom is het belangrijk dat dienstverleners bedrijven goed voorlichten over de mogelijkheden.

9. Uit het onderzoek blijkt dat 11% van de bedrijven automatisering niet als een strategisch doel beschouwt voor de nabije toekomst. Denkt u dat dit vooral te maken heeft met het feit dat bedrijven niet goed op de hoogte zijn, of is er ook sprake van weerstand van gebruikers?

Bedrijven zijn niet goed op de hoogte, ik denk dat dit de belangrijkste reden is. Automatisering is nogal een dubbelzinnig woord, want het kan op twee manieren worden geïnterpreteerd. Maar als ze concrete voorbeelden te horen krijgen, bijvoorbeeld dat ze hun facturen voortaan via e-mail kunnen versturen en handmatig werk en postzegels daardoor niet langer nodig zijn, dan klinkt het idee van automatisering niet meer zo beangstigend. Het kan voor medewerkers moeilijk zijn om te vertrouwen op een systeem dat ze niet kennen. Maar: als het systeem duidelijk en stap voor stap wordt uitgelegd, worden de voordelen ervan voor iedereen duidelijk.

10. Denkt u dat een bedrijf kan overleven in de moderne economie zonder zich aan te passen aan deze nieuwe technologieen? 

Als je alleen kijkt naar overleven, ja, dan geloof ik dat een bedrijf dat kan. Op den duur moeten ze echter wel gaan kijken naar manieren om hun werk te verbeteren. Bedrijven die nieuwe opties durven te overwegen, worden efficiënter. Organisaties die dat niet doen, overleven het voorlopig wel, maar blijven achter bij de concurrentie. Ik denk dat het inzetten van technologie uiteindelijk onvermijdelijk is.

11. Wat is de grootste uitdaging bij het implementeren van deze technologie?

Aan het begin is de grootste uitdaging het omgaan met het gebrek aan kennis over de systemen en over de interne processen van het bedrijf zelf. Het is belangrijk om bedrijven voor te lichten, om te laten zien welke voordelen de technologieën kunnen opleveren en dat ze toegankelijk zijn. Als bedrijven de oplossing hebben aangeschaft is weerstand tegen verandering het volgende probleem. Voor bedrijven is het essentieel om een verandering in goede banen te leiden. Hierbij is het belangrijk duidelijk te benadrukken waarom het systeem de moeite waard is, en hoe het helpt bij het behalen van strategische doelen en een optimale winst.

12. Als we kijken naar de uitkomsten van het onderzoek, dan zien we verrassend genoeg dat een aantal landen met de meest ontwikkelde economieen, zoals Duitsland en het Verenigd Koninkrijk, de kleinste mate van automatisering en digitalisering kennen. Met welke uitdagingen worstelen deze landen?

Ik denk dat weerstand tegen verandering een deel van het probleem is. Grote organisaties in ontwikkelde landen omarmen de nieuwe technologieen vaak vroeg. De rest van de markt blijft echter achter. Daarnaast richten aanbieders zich vaak op het bovenste marktsegment en vergeten ze ook kleine en middelgrote bedrijven te helpen. Ik denk dat het antwoord dus is: een combinatie van weerstand tegen verandering, een gebrek aan kennis en het idee dat de technologie niet toegankelijk is.

13. Waardoor denkt u dat de technologie aan terrein wint en steeds populairder wordt?

Ik denk dat dit komt doordat de technologie steeds toegankelijker en goedkoper wordt, en door de ontwikkeling van de technologie zelf. Technologie verandert. Kunstmatige intelligentie en machine learning doen hun intrede in bedrijven. Innovaties worden toegankelijker en mensen tonen interesse en onderzoeken de mogelijkheden. Millennials, die zijn opgegroeid met technologie, treden in dienst bij bedrijven. Dat is ook een factor die ervoor zorgt dat organisaties meer technologie gaan gebruiken.

14. Wat zijn uw toekomstvoorspellingen wat betreft automatisering en digitalisering?

We zullen veel organisaties zien de nieuwste technologie snel omarmen. Dat zal ook nodig zijn om concurrerend te blijven. Daarnaast denk ik dat bedrijven meer en meer zullen monitoren. Daardoor beschikken ze over nog meer bedrijfsinformatie, waarmee ze betere beslissingen kunnen nemen.

15. Welke rol zal Kyocera Document Solutions spelen in deze transitie?

Allereerst willen we het onderwerp minder complex maken. We willen dat gebruikers begrijpen dat onze oplossingen ook voor hen toegankelijk zijn. Daarnaast willen we natuurlijk laten zien hoe de implementatie van zulke oplossingen echt toegevoegde waarde kan hebben voor bedrijven. We willen aantonen dat het een simpele oplossing is die grote resultaten kan opleveren. Bedrijven worden er namelijk efficiënter door. En wij willen gebruikers helpen om de systemen optimaal te benutten, omdat u geen expert hoeft te zijn om deze oplossingen te gebruiken.