Automatisering: het werken van de toekomst

Nog maar honderd jaar geleden gingen computers de wildste verwachtingen van vernieuwers en uitvinders te boven. Tegenwoordig kunnen we ons nauwelijks meer voorstellen dat we ooit zonder digitale technologie hebben kunnen leven. Computers zijn volledig verankerd in ons dagelijks leven en werk.

Het Internet of Things (IoT), kunstmatige intelligentie en machine learning maken deze verankering alleen maar sterker. De automatisering van werkprocessen is daardoor onvermijdelijk. De verhoogde efficiëntie en productiviteit die dit met zich meebrengt, maken bedrijven winstgevender.

Content Services loopt voorop als het gaat om automatisering en nemen u het volledige proces uit handen – van het digitaliseren na ontvangst van de informatie tot het afleveren ervan in een geïntegreerd systeem of de inbox van de juiste medewerker.

De sleutel tot succes

Om als modern bedrijf succes te hebben, is het essentieel om nieuwe technologie te integreren. Meer dan ooit moeten bedrijven zich aanpassen aan veranderingen in hun zakelijke omgeving en de markt. Als u niet up-to-date blijft, streeft de concurrentie u voorbij.

Uit het onderzoek 'Business Digitalisation in Europe Outlook 2019' van KYOCERA Document Solutions Europe blijkt dat negen op de tien bedrijven van plan zijn om in de komende twaalf maanden te investeren in oplossingen voor documentbeheer. Als u als bedrijf nog langer wacht, mist u de kans om voorop te lopen – en die kans wordt sowieso al steeds kleiner.

Er is een goede reden waarom organisaties de investering zouden moeten overwegen. Innovatieve tools en software zijn namelijk bedoeld om workflows te optimaliseren. Zo bespaart u tijd en geld. Resources kunnen efficiënter worden ingezet en medewerkers hoeven geen tijdrovende routineklussen meer uit te voeren. In plaats daarvan kunnen ze hun kennis en talenten gebruiken voor complexere taken, in plaats van taken die een oplossing als contentbeheer gemakkelijk uit handen kan nemen.

Een strategie bepalen

Voor meer dan één op de drie bedrijven is het automatiseren van workflows al een strategische doelstelling. 25% van de organisaties heeft daarentegen wel een aantal belangrijke taken geautomatiseerd, maar heeft geen duidelijk toekomstplan op het gebied van automatisering. Zonder duidelijk plan lopen bedrijven het risico om verkeerde stappen te nemen in het automatiseringsproces, als onderdeel van een bredere strategie van digitale transformatie.

Uit het onderzoek van KYOCERA blijkt dat zo'n transitie niet door alle bedrijven op dezelfde manier aangepakt wordt. 35% van de organisaties geeft aan dat het besluit om te automatiseren door het management wordt genomen. Vervolgens wordt de beslissing van bovenaf in de hele organisatie doorgevoerd. Aan de andere kant neemt 33% van de organisaties juist per afdeling beslissingen over automatisering.

De ene benadering is niet per se beter dan de andere. Met een organisatiebrede strategie zorgt u ervoor dat de automatisering volledig geïntegreerd wordt in het hele bedrijf. Dat maakt de samenwerking en coördinatie makkelijker. Als alle afdelingen een eigen beslissing maken, kunnen ze allemaal de oplossing kiezen die het best past bij hun specifieke behoeften.

Voor grote en kleine bedrijven

Kleine bedrijven voelen zich vaak wat geïntimideerd als het gaat om digitalisering en automatisering. Ze denken dat dit alleen is weggelegd voor grote multinationals. Inderdaad zijn het met name grote bedrijven die de technologie vroeg hebben omarmd: bij 72% van de organisaties met meer dan vijfhonderd werknemers is de meerderheid van de processen geautomatiseerd. Bij kleinere bedrijven en freelancers is dit slechts 41%.

Maar kleine bedrijven moeten zich niet laten afschrikken. Sterker nog: juist bedrijven met beperkte resources en budgetten hebben veel te winnen. Het is een kwestie van tijd voordat deze kleine bedrijven aan een inhaalslag zullen beginnen. Ze zullen snel het voorbeeld volgen van de organisaties die al eerder met de technologieën aan de slag zijn gegaan. Overigens is er ook een groot verschil merkbaar in de aankoopintentie: 43% van de kleine bedrijven overweegt een nieuwe investering, tegenover 70% van de grotere bedrijven. Veel kleine bedrijven zijn dus nog altijd huiverig.