Vijf manieren om van uw MFP een platform voor workflowautomatisering te maken

1. Leid gescande documenten direct naar digitale workflows

Met cloudverbonden apparaten kunnen gescande documenten rechtstreeks vanuit een MFP naar cloudopslagplatforms worden verzonden.

In plaats van een document te scannen, te downloaden en vervolgens opnieuw te uploaden, stuurt het apparaat het bestand direct naar de juiste bestemming. Zo wordt informatie op een consistente manier vastgelegd en kost het beheren van bestanden minder tijd.

2. Beheer apparaten centraal met cloudprinting

Cloudprinting is een belangrijke stap richting workflowautomatisering.

Traditionele printomgevingen zijn vaak afhankelijk van lokale printservers en niet-gekoppelde apparaten. Dit kan leiden tot onnodige infrastructuurkosten en beperkt inzicht in het gebruik van apparaten.

Met cloudprintingplatforms kunnen organisaties MFP's centraal beheren, apparaatactiviteiten monitoren en het printgedrag aansturen via beleidsregels in plaats van handmatige controles.

Een praktisch voorbeeld hiervan is Secure Print Release. In plaats van documenten direct af te drukken, blijven ze in de wachtrij totdat de geautoriseerde gebruiker zich bij het apparaat heeft geauthenticeerd. Zo blijft gevoelige informatie beschermd en wordt onnodig printen voorkomen.

3. Koppel documentvastlegging aan documentmanagementoplossingen

Automatisering wordt veel krachtiger wanneer vastgelegde documenten meer doen dan alleen terechtkomen in een gedeelde map.

Wanneer MFP's zijn geïntegreerd met documentmanagementoplossingen, kunnen documenten automatisch worden geclassificeerd en opgeslagen.

Deze aanpak helpt organisaties de controle over bedrijfsinformatie te behouden en tegelijkertijd vertragingen als gevolg van handmatige documentverwerking te verminderen.

Daarnaast blijven documenten eenvoudig doorzoekbaar, versiebeheerbaar en toegankelijk voor verschillende teams.

4. Ondersteun hybride werken met cloudverbonden apparaten

Hybride werkomgevingen vragen om systemen die op meerdere locaties probleemloos functioneren.

Cloudverbonden MFP's stellen medewerkers in staat om documenten te printen, scannen en vast te leggen, ongeacht waar zij werken. Zo kunnen medewerkers een printopdracht vanuit huis versturen, deze veilig ophalen op kantoor of documenten direct inscannen naar gedeelde digitale workflows.

Deze flexibiliteit helpt organisaties om consistente processen te behouden en tegelijkertijd verspreid werkende teams optimaal te ondersteunen.

5. Versterk de beveiliging van documentworkflows

Automatisering speelt ook een belangrijke rol bij het beschermen van gevoelige informatie.

MFP's die zijn gekoppeld aan documentmanagementoplossingen ondersteunen functies zoals gebruikersauthenticatie, encryptie en monitoring van activiteiten. Hierdoor zijn documenten uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers en blijven ze gedurende de gehele workflow beschermd.

Door printers te integreren in het bredere beveiligingsbeleid verkleinen organisaties het risico dat vertrouwelijke documenten verkeerd worden behandeld of ongewenst worden blootgesteld.

Hoe Kyocera digitale workflows met grote documentvolumes ondersteunt

Kyocera ondersteunt organisaties met een combinatie van betrouwbare hardware en cloudverbonden oplossingen die documentworkflows stroomlijnen en de efficiëntie verhogen.

A3-MFP's voor digitale workflows met grote documentvolumes

De TASKalfa- en ECOSYS A3-MFP's van Kyocera zijn ontwikkeld voor organisaties die behoefte hebben aan betrouwbare prestaties en verwerking van grote documentvolumes. Met printsnelheden van 25 tot 90 pagina's per minuut ondersteunen deze apparaten veeleisende kantooromgevingen en integreren zij naadloos met digitale workflows.

Cloud-ready modellen, zoals de TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i-serie, maken het mogelijk om print- en scanprocessen rechtstreeks te koppelen aan documentmanagementoplossingen en cloudprintingplatforms. Voorgeïnstalleerde oplossingen zoals Kyocera Cloud Capture (KCC), Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) en Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) helpen organisaties documentvastlegging te automatiseren, informatie veilig op te slaan en documentworkflows verder te stroomlijnen.

Geavanceerde beveiligingsfuncties, waaronder Confidential Document Guard en gebruikersauthenticatie, helpen organisaties bovendien gevoelige informatie te beschermen tijdens het verwerken van grote hoeveelheden documenten.

A4-MFP's voor flexibele en hybride werkplekken

Voor organisaties die geen A3-apparaat nodig hebben, bieden de ECOSYS A4-MFP's van Kyocera een compacte en efficiënte oplossing voor dagelijkse documenttaken.

Deze apparaten combineren printen, scannen en kopiëren in één platform dat eenvoudig kan worden geïntegreerd met cloudprintingomgevingen en documentmanagementoplossingen. Hierdoor kunnen teams documenten direct bij het apparaat vastleggen en zonder tussenstappen opnemen in digitale workflows.

Beveiligingsfuncties zoals versleutelde gegevensoverdracht, Secure Boot en Secure Print Release beschermen vertrouwelijke informatie. Dankzij de ondersteuning voor cloudconnectiviteit zijn ECOSYS-apparaten bovendien bijzonder geschikt voor hybride werkomgevingen, waar medewerkers vanaf verschillende locaties veilig en consistent toegang nodig hebben tot documenten.

Voelt u dat het beter kan, maar weet u niet waar te beginnen?

De grootste winst zit in de stap van papier naar digitaal, en uiteindelijk naar volledig geautomatiseerd.
Of u nu alles nog print, al digitaliseert of zelfs processen heeft geautomatiseerd: verspilling sluipt er toch weer in.

Maar hoe vindt u die?

Begin met een kosteloos document assessment door één van onze procesoptimalisatie-experts. Hij brengt in een halve dag in kaart waar het slimmer kan. Binnen een week heeft u een concreet adviesrapport op maat.

Om te bepalen waar uw organisatie staat en welke stap het meeste rendement oplevert, werken wij met drie assessments. Afhankelijk van de digitale volwassenheid van uw organisatie voeren wij het passende assessment uit: