Voor velen van ons betekent niet op kantoor werken dat we buiten onze comfortzones treden, maar we zullen ons moeten aanpassen. Samenwerking tussen teamleden in verschillende steden en zelfs landen zal de nieuwe norm worden, aangezien het traditionele concept van hoe, wanneer en waar we werken voor altijd is veranderd.
In tijden van disruptie, zoals COVID-19, zijn veel industrieën tot stilstand gekomen. Maar het werk in bijvoorbeeld media en communicatie is nog nooit zo belangrijk geweest om het publiek op de hoogte te houden met betrouwbare informatie. Journalisten en communicatiespecialisten zijn belast met het maken van publicaties en campagnes terwijl ze op afstand werken en het is snel duidelijk geworden hoe belangrijk technologie en samenwerking zijn om processen te stroomlijnen.
Volgens het Pulse of the Profession-rapport van PMI is effectieve communicatie de meest cruciale succesfactor in de levenscyclus van projectmanagement. Ze melden dat gemiddeld een op de vijf projecten mislukt door gebrek aan communicatie tussen de projectmanager, teamleden en belanghebbenden.
Teams en technologie
Als groepsbijeenkomsten voor brainstormsessies of om de voortgang bij te houden niet langer mogelijk zijn, moeten bedrijven middelen gebruiken die ze tot hun beschikking hebben. De behoeften van elk team zijn uniek, maar er is nu een schat aan middelen beschikbaar voor projecten in alle soorten en maten. Hier belichten we apps die papierloze omgevingen kunnen verbeteren en die passen bij projectbeheer op afstand, wat de efficiëntie, productiviteit en mobiliteit helpt te verhogen:
- Met takenlijst-apps kunt u gemakkelijk taken opnieuw rangschikken wanneer prioriteiten veranderen en taken aan andere mensen toewijzen, nadat u meldingen hebt ontvangen. Met een takenlijst-app krijgt u ook herinneringen van aankomende deadlines en kunnen bestanden worden geüpload en gedeeld. Er is volledige transparantie, waardoor managers de voortgang kunnen volgen, knelpunten kunnen aangeven en probleemgebieden kunnen aanpakken. Voor projecten is de mogelijkheid om realtime voortgangsrapporten te zien van onschatbare waarde. Populaire voorbeelden van dit type app zijn Asana en Trello.
- Scan-apps worden gebruikt om belangrijke papieren documenten om te zetten in digitale bestanden. In tegenstelling tot de traditionele manier van printen en verzenden van tijdgevoelige documenten via de post, kunnen documenten nu in een oogwenk worden ingevuld en ondertekend per e-mail. Dit verbetert niet alleen de doorlooptijden, maar ook de beveiliging.
- Met een digitale handtekening app kunt u documenten ondertekenen zonder ze af te drukken. Tegenwoordig is het mogelijk om de meeste documenten digitaal te ondertekenen. Hiervoor heeft u een app nodig waarmee u een digitale handtekening kunt maken en deze op bestanden kunt toepassen. Hierdoor kunnen contracten of juridische documenten op afstand en snel worden ondertekend, wat tijd bespaart.
- Tools voor het delen van documenten zijn een alternatieve manier om digitale documenten via een andere cloudgebaseerde service te verzenden en zijn vooral handig voor bestanden die te groot zijn om via e-mail te verzenden. De mogelijkheid om snel informatie en documenten te delen met andere teamleden is essentieel wanneer u op afstand aan een belangrijk project werkt. Dropbox en Google Drive zijn twee uitstekende voorbeelden van een dergelijk platform.
Afgezien van de hierboven genoemde platforms, hebben we ook communicatietools zoals Zoom en Skype waarmee we regelmatig virtueel persoonlijk contact kunnen hebben met teamleden. Een cruciaal onderdeel van thuiswerken is om het menselijke contact en teambanden te behouden. Groepschats via Microsoft Teams stellen ons in staat om twijfels in enkele seconden op te lossen en regelmatige updates te geven aan de betrokken mensen. Voor projecten op afstand kunnen deze communicatiemiddelen het verschil betekenen tussen succes en falen.
Samenwerken
Het is inmiddels wel duidelijk dat het succes van projecten op afstand, en thuiswerken als geheel, sterk zal afhangen van communicatie. In het digitale tijdperk staan organisaties voor de uitdaging om nieuwe technologieën te benutten en hun werknemers dichter bij elkaar te brengen en fysieke afstanden te overbruggen. Dit zal de disruptors scheiden van degenen die uiteindelijk achterop raken.
Bedrijven die een holistische en duurzame benadering van werken op afstand ontwikkelen, zullen de tand des tijds doorstaan. In deze tijd, waarin weerstand tegen verandering en nieuwe manieren van werken nog steeds een grote uitdaging is zullen organisaties die een werkcultuur creëren waarin medewerkers gebruik kunnen maken van technologie beloond zullen worden.
