De manier waarop we werken is fundamenteel veranderd. Het traditionele concept van vaste uren op een vaste werkplek is inmiddels achterhaald omdat technologie organisaties van elke omvang de mogelijkheid geeft om flexibeler en proactiever te zijn - eigenschappen die een vereiste zijn geworden in een tijd waarin globalisering blijft dicteren hoe markten werken.
Sommige bedrijfstakken zijn beter geschikt dan andere voor thuiswerken, maar het succes zal grotendeels worden bepaald door één gemeenschappelijke factor, ongeacht de vorm of grootte van het bedrijf: communicatie. Een bedrijf kan innovatieve producten of diensten hebben, maar zonder een goed gecoördineerd en soepel communicatiesysteem op alle niveaus, zal thuiswerken mislukken.
Gezien het feit dat, volgens Fortune, het aantal vacatures op afstand sinds 2017 vóór de COVID-19-pandemie met 270% is gestegen, is dit een fenomeen dat blijvend is. Het zou moeten worden omarmd in de dagelijkse gang van zaken, niet alleen in een crisissituatie.
Nieuwe platforms, nieuwe communicatie
In een kantooromgeving wordt communicatie algemeen erkend als een belangrijk ingrediënt voor zakelijk succes. Toch zijn er op dit gebied nog steeds problemen, vaak veroorzaakt door deadlines en werkdruk. Volgens een CMS Wire-rapport hebben onderzoeken aangetoond dat ineffectieve communicatie bedrijven gemiddeld 420.000 dollar per jaar kan kosten.
Stelt u zich eens voor hoe complex het is om ervoor te zorgen dat uw team effectief communiceert wanneer u werkt vanaf verschillende locaties, waar persoonlijke interacties niet langer deel uitmaken van de werkdag. Het lijkt een hele klus, maar technologie kan het zware werk doen, en biedt verschillende manieren om boeiende en gebruiksvriendelijke communicatiekanalen te creëren.
In tijden als deze hebben bedrijven met meerdere teams en medewerkers verspreid over verschillende locaties meer dan ooit behoefte aan effectieve en efficiënte communicatie. Het aantal tools waarover bedrijven in het digitale tijdperk beschikken, is enorm, variërend van groepsvideogesprekken en instant chats tot online webinars.
Een menselijk tintje
Als u op thuiswerkt, is het belangrijk om persoonlijk contact met collega's te onderhouden, om het gevoel te hebben deel uit te maken van een team en ervoor te zorgen dat sommige teamleden zich niet geïsoleerd beginnen te voelen. Bovendien meldt Gallup dat het gedrag van zeer betrokken teams resulteert in een 21% grotere winstgevendheid.
Videogesprekken met een ingestelde starttijd en einde betekent dat de aanwezigen op een duidelijke en beknopte manier moeten communiceren waarbij belangrijke berichten kernachtig geformuleerd moeten worden. Eén call en een e-mail met de samenvatting zou voldoende moeten zijn om het overgrote deel van het werk te kunnen voltooien.
Het concept van wijdverbreid thuiswerken is voor veel organisaties nog nieuw. Ingesleten routines en processen zijn niet gemakkelijk te veranderen, er is een cultuuromslag nodig. Harvard Business Review beschrijft hoe teams op afstand nieuwe normen moeten creëren die duidelijkheid scheppen in communicatie: 'Merck heeft bijvoorbeeld acroniemen ingevoerd voor hun digitale communicatie zoals 'Four Hour Response (4HR)' en 'No Need to Respond (NNTR)' dat duidelijkheid schept in virtuele gesprekken.'
De mix van technologie maakt communicatie gevarieerd, leuk en interactief. Met takenlijst-apps zoals Asana en Trello kan uw team individueel werk plannen en projecten groeperen door taken op een eenvoudige manier in te delen. Deze taken kunnen aan bepaalde teamleden worden toegewezen en het team volledige transparantie bieden. Managers kunnen de voortgang volgen, knelpunten benadrukken en probleemgebieden aanpakken.
Deze technologieën helpen ons om op een duidelijkere, efficiëntere manier te communiceren in onze videocalls of teamchats. De tools zijn er om ons efficiënter, productiever en gelukkiger te maken in ons werk.
De toekomst van communicatie
De manier waarop we communiceren is drastisch veranderd en blijft zich met hoge snelheid verder ontwikkelen. Virtuele seminars kunnen leiders over de hele wereld verbinden, waardoor de behoefte aan fysieke vergaderingen en zakenreizen wordt verminderd; instant messaging kan twijfels binnen enkele seconden oplossen; en toepassingen die ons helpen bij het plannen en organiseren van ons werk, verminderen het aantal onnodige e-mails.
In het digitale tijdperk moeten bedrijven veel flexibeler zijn. Thuiswerken geeft werknemers vrijheid en autonomie. Het geeft ze vaak een betere balans tussen werk en privé. Forbes meldt dat '89% van de medewerkers bij organisaties die thuiswerken ondersteunen, hun organisatie eerder zal aanbevelen als een goede werkplek.'
Effectieve communicatie is de basis van organisatorisch succes en nieuwe gewoonten die zijn opgedaan met thuiswerken kunnen enorme voordelen opleveren. Maar om thuiswerken een organisatorische kracht te worden in plaats van alleen een oplossing in tijden van nood, moeten communicatie en de rol van technologie een belangrijk aandachtspunt worden. Anders zal er heel weinig veranderen.
