In 2020 moesten organisaties over de hele wereld improviseren. Een wereldwijde pandemie dwong organisaties om medewerkers op grote schaal thuis te laten werken.
Het resultaat zal zijn dat werknemers meer open zullen staan voor het gegeven om thuis te werken dan voorheen. Wat voorheen door veel organisaties als onrealistisch werd beschouwd, is ineensde norm geworden. Vanuit het oogpunt van medewerkers is er geen reden waarom bedrijven thuiswerken niet als een normale optie zouden moeten aanbieden omdat het flexibiliteit geeft.
Bovendien is werken op afstand de toekomst. Uit een enquête van FlexJobs uit 2015 bleek dat 85% van de millennials posities wil waarmee ze de hele tijd kunnen thuiswerken. Naarmate deze generatie hogere topposities bereikt en bedrijven meer doen om het allerbeste talent aan te trekken, is het essentieel om een duidelijk thuiswerkbeleid te hebben.
Wat wordt er van de werknemer verwacht?
Het definiëren van processen is de eerste stap naar elk thuiswerkbeleid. Als een werknemer thuis moet werken, is het essentieel dat duidelijk is hoe vaak ze dat kunnen doen, wie ze moeten informeren en hoe dit moet worden gecommuniceerd. Een goede manier om dit te doen is om via online agenda's te coördineren. Zo zorgt u ervoor dat alle aanvragen voor thuiswerken kunnen worden geaccepteerd door de desbetreffende manager of HR-collega, en dat het zichtbaar is voor iedereen.
Ook andere elementen worden verduidelijkt worden zoals bijvoorbeeld werktijden. Gezien de flexibiliteit die thuiswerk biedt, zullen de ideale werktijden sterk verschillen tussen een ouder met jonge kinderen en een pas afgestudeerde die graag tot laat videogames speelt. Het vaststellen van een reeks werkuren of richtlijnen kan helpen om ervoor te zorgen dat iedereen verbonden is wanneer dat nodig is, terwijl ze ook de flexibiliteit van thuiswerken hebben.
Het is ook cruciaal dat er Key Performance Indicators (KPI's) worden opgesteld. Op deze manier kan het management gemakkelijk zien of de productiviteit verbetert, daalt of consistent is, ongeacht waar een medewerker werkt. Dit is belangrijk voor de thuiswerkende medewerker. Er is een duidelijk doel waar naartoe gewerkt kan worden en daarmee zijn ze altijd gemotiveerd en verbonden met de doelen van het team. Dit stelt het management verder in staat om te beoordelen hoe goed thuiswerken voor hun bedrijf is en of het indien nodig verder kan worden uitgerold.
Wat krijgen werknemers ervoor terug?
Thuiswerken is geen eenrichtingsverkeer. Het heeft voordelen voor de organisatie om thuiswerkende medewerkers te hebben. Ze kunnen niet alleen productiever zijn, maar werken op afstand is ook kostenefficiënter. Bedrijven hebben kleinere kantoren nodig met lagere operationele kosten. De werknemer zal hogere kosten hebben. Mogelijk moeten ze hun internetverbinding upgraden of bellen met hun persoonlijke mobiele telefoon. Ze zouden zelfs hogere rekeningen voor hun huishouden kunnen krijgen
naarmate ze meer tijd thuis doorbrengen. Dit zijn belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het bekijken van salarissen en financiële prikkels voor thuiswerkers.
Het is van cruciaal belang dat werknemers de juiste tools krijgen om thuis te werken. Dit kan variëren van een laptop of mobiel apparaat in plaats van een desktopcomputer tot aanvullende antivirustechnologie voor hun apparaten om cyberveiligheidsrisico's te minimaliseren. Dit zijn de minimumvereisten voor elke organisatie die thuiswerken aanbiedt.
Naast materiële voordelen is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het werk van werknemers ook sociale interactie heeft. Contact via webcams of videoconferenties helpt om een menselijk tintje toe te voegen, wat het gevoel van eenzaamheid vermindert dat vaak kan worden gevoeld door degenen die vanuit huis werken. Dergelijk contact moet in elk beleid worden beschreven om te garanderen dat zowel managers als collega's aan deze vereiste voldoen.
Hoe communiceer je een thuiswerkbeleid?
Het zeer duidelijk communiceren van het thuiswerkbeleid is essentieel. De bedoeling is om ervoor te zorgen dat de communicatie zo vloeiend is alsof de thuiswerker in dezelfde ruimte zit. Het eerste obstakel om dat mogelijk te maken, ligt in het vaststellen van een beleid dat werken op afstand eenvoudig maakt.
Het helpt ook om duidelijk te maken wat er van medewerkers wordt verwacht en wanneer. Er moet bijvoorbeeld worden aangegeven wat een externe werklocatie kan zijn. Velen die telewerken, wisselen hun locaties graag af, misschien vanuit een park in de zomer of een café. Als u dit doet, krijgt u te maken met openbare internetnetwerken die beveiligingsrisico's met zich meebrengen. Dus als uw organisatie besluit strikte locaties voor telewerken vast te stellen, moeten ze worden gecommuniceerd.
